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Autor Thema:   Organisation der Datenverarbeitung in kleiner Firma (1349 mal gelesen)
Xantes
Ehrenmitglied
 


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Beiträge: 1626
Registriert: 22.07.2001

erstellt am: 28. Okt. 2009 08:29    Editieren oder löschen Sie diesen Beitrag!  <-- editieren / zitieren -->   Antwort mit Zitat in Fett Antwort mit kursivem Zitat    Unities abgeben: 1 Unity (wenig hilfreich, aber dennoch)2 Unities3 Unities4 Unities5 Unities6 Unities7 Unities8 Unities9 Unities10 Unities

Hallo Accessexperten,

ich arbeite in einer kleinen Firma. Ca. 20 Beschäftigte. Gegenstand der Firma:
Lohnarbeit
Handel
Maschinenbau
Für die Warenwirtschaft wird bisher das Programm von Sage genutzt, allerdings nur in der Funktionalität, dass die Formulare benutzt werden, also Bestellungen schreiben, Aufträge auslösen, Lieferscheine schreiben und Rechnungen stellen und die Suchfunktion über Matchcode oder selbstdefinierte Felder im Textfeld, obwohl nach den offiziellen Feldern auch gesucht werden könnte. Für die Übersichten werden zusätzlich selbsterstellte Exeltabellen genutzt, nicht die Funktionalität aus dem Sage-Programm. Auch die gesamte buchhalterische Seite, wie Kostenträger, Kostenstellen und Kostenartenrechnung gibt es nicht. Das Programm wird auch nur von zwei Personen benutzt. Die Stammdaten sind nicht ordentlich erfasst und die meisten Felder nicht belegt, wie z.B. die Gruppenzugehörigkeiten. Man findet z.B. unter Lieferanten, Gruppe Pneumatik, nicht einen Lieferanten, obwohl viel Pneumatik gekauft wird. Unter Normteile gibt es zwar einige Firmen, aber diese liefern keine Normteile, sondern andere Produkte, z.B. igus. Ich stehe vor der Aufgabe, etwas zu ändern. Möglichkeiten:
1.) Die Funktionalität des Sageprogrammes durchsetzen.
2.) Die bisherige Funktionalität mit billigeren Mitteln realisieren. Z.B. Access.
Ich würde sofort das Programm wegschmeißen, wenn nicht die Suchfunktion wär, die ich in einem Office Programm nicht so ohne weiteres nutzen kann. Dazu wären Programmierungsarbeiten erforderlich, von der ich keine Ahnung habe.
Wie ist Eure Meinung?

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runkelruebe
Ehrenmitglied V.I.P. h.c.
Straßen- / Tiefbau



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Beiträge: 8017
Registriert: 09.03.2006

sw:
Win7-x64
Office 365 ProPlus
C3D (& LT )
ET; DACH; Extensions
-------------------
hw:
FX3800
i5 CPU 670
8GB RAM

erstellt am: 28. Okt. 2009 09:20    Editieren oder löschen Sie diesen Beitrag!  <-- editieren / zitieren -->   Antwort mit Zitat in Fett Antwort mit kursivem Zitat    Unities abgeben: 1 Unity (wenig hilfreich, aber dennoch)2 Unities3 Unities4 Unities5 Unities6 Unities7 Unities8 Unities9 Unities10 Unities Nur für Xantes 10 Unities + Antwort hilfreich

Hi,

mal meine Meinung zur Datenverwaltung allgemein, ich kenne mich weder gut in Access aus, noch kenne ich "Sage".

Ich hab hier dasselbe Problem:
In die Köpfe der Mitarbeiter muß einfach, dass eine Datenbank nur das ausgeben/finden/verwalten kann, was der Mensch eingibt. Man muß dabei über seine eigene Schreibtischkante hinausblicken. Nur weil ich eine Information nicht brauche, heißt das nicht, dass ich sie nicht eingeben muß.

Beispiel:
Bei uns gibt es in der Geschäftspartnerverwaltung die Möglichkeit, eine Doublettenprüfung durchzuführen. Das ist sinnvoll, denn nur weil einer das "GmbH & Co. KG" schlabbert, gibt es die Firma ja (im Normalfall) nicht zweimal, im Gegenteil, sie würde so einmal "richtig" und einmal "falsch" geführt. Diese Doublettenprüfung läuft in diesem Programm ausschließlich über die Telefonnummer (ob das jetzt sinnig ist, sei dahingestellt, es gibt durchaus Firmen, die sich eine Telefonnummer teilen, trotzdem sind es verschiedene Firmen). Geb ich ne Nummer ein, die es schon gibt, werde ich gefragt, ob ich wirklich einen neuen Datensatz anlegen möchte oder den vorhandenen nutzen möchte. Wenn jetzt jmd. zu bequem ist, sich die Tel-Nummer rauszusuchen bei der Anlage des neuen Datensatzes, funktioniert dieses System nicht mehr und es kommt über kurz oder lang wieder zum Datenchaos.

Beispiel2: Nur weil mich nicht interessiert, wie die Bankverbindung der Firma lautet, die Buchhaltung interessiert es ganz sicher.

Beispiel3: Wir erzeugen mit ChrystalReports diverse Listen direkt aus den Datenbanken. In dem Moment, in dem ein "Schlüsselfeld" nicht ausgefüllt ist, weil das Eingabeprogramm es zuläßt, das Feld leer zu lassen, sind die Reports falsch/unvollständig. Und ich kann nicht alles vorher abfangen, es ist unglaublich, wie kreativ manche sein können, wenn es um Falscheingaben geht.

Sobald man verinnerlicht hat, dass man alle Infos einpflegen muß, die man hat, und dabei konzentriert vorgehen muß, denn Stammdaten sind wie der Name schon sagt, der Stamm für alle weiteren Arbeitsschritte, fangen die Systeme an, interessant zu werden für Auswertungen, Informationsbeschaffung, worklflows usw.

Worauf ich hinaus will: Dein Programm kann die eierlegende Wollmilchsau sein, die zusätzlich noch häkeln kann und nen prima Kaffee kocht, der entscheidende Faktor sitzt vor dem Bildschirm.
Auch mit eigener Programmierung oder einem Umstieg wirst Du schätzungsweise scheitern, wenn sich die Disziplin nicht grundlegend verbessert.

Ich würde also zu 1.) tendieren, Du wirst allerdings keine Beliebtheitspunkte sammeln damit und anstrengend ist es auch 
Aber wenn es bei euch so ist, wie bei den meisten anderen auch, habt ihr bereits ein tolles tool an der Hand, ihr nutzt es nur nicht und damit kommt man dann auch schnell zu der Überzeugung "zu teuer".
Entscheiden, ob Umstieg oder nicht, kannst aber letzten Endes nur Du allein. Du mußt wissen, was eure Datenbankverwaltung (zukünftig) können muß. Mach Dir also ein Pflichtenheft und überleg dann, ob und wie Du das mit eurem derzeitigen Programm oder Deiner favorisierten alternativen Lösung umsetzen kannst.
Nicht vergessen:
Wenn Umstieg, was passiert mit den Altdaten. Migration oder ganz neu aufziehen?
Was ist effizienter: Alle MA auf das neue System anlernen oder vorh. Wissen aus dem Altsystem nutzen und erweitern?

Mal so ein paar Gedanken zum Frühstückskaffee, ich hoffe, ich lag damit nicht zu weit von der eigentlichen Frage weg ;-)

------------------
Gruß,
runkelruebe          Herr Kann-ich-nich wohnt in der Will-ich-nich-Straße...

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Xantes
Ehrenmitglied
 


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Beiträge: 1626
Registriert: 22.07.2001

erstellt am: 29. Okt. 2009 08:50    Editieren oder löschen Sie diesen Beitrag!  <-- editieren / zitieren -->   Antwort mit Zitat in Fett Antwort mit kursivem Zitat    Unities abgeben: 1 Unity (wenig hilfreich, aber dennoch)2 Unities3 Unities4 Unities5 Unities6 Unities7 Unities8 Unities9 Unities10 Unities

Hallo Runkelrübe, Ritter? (Auch Mosaik gelesen?)
Vielen Dank für Deine ausführlichen Hinweise.
Folgende Stichpunkte habe ich mir abgespeichert aus Deinem Text:
1.) Doublettenprüfung!
2.) Wen interessieren welche Felder, wer macht mit welchen Feldern was?
3.) Wer braucht welche Formblätter/Eingabemasken und Listen?
4.) Listenausgabe zur Prüfung, wo Daten fehlen.
5.) Disziplin der Nutzer?
6.) Stammdaten das A und O!
7.) Pflichtenheft für neue Nutzung!
8.) Was ist mit Altdaten, Inventur?
9.) Vorhandene Software wird genutzt!
10.) Mosaik war doch nicht so schlecht!
Lieber Ritter Runkelrübe, das war eine sehr wertvolle Hilfe!  Leider kann ich nur 10 Unities verteilen. Stelle einfach weitere Beiträge ein, egal zu was, von mir aus schreibe alle Mosaiks ab, dann kann ich von meinen reichlich angesammelten Unities (>7000) endlich einige loswerden!
Wünsche Dir eine schöne Woche und Wochenende, grüße Dich herzlich, Uwe

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ThoMay
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Konstrukteur



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Beiträge: 5144
Registriert: 15.04.2007

SWX 2018
Windows 10 x64

erstellt am: 08. Nov. 2009 20:05    Editieren oder löschen Sie diesen Beitrag!  <-- editieren / zitieren -->   Antwort mit Zitat in Fett Antwort mit kursivem Zitat    Unities abgeben: 1 Unity (wenig hilfreich, aber dennoch)2 Unities3 Unities4 Unities5 Unities6 Unities7 Unities8 Unities9 Unities10 Unities Nur für Xantes 10 Unities + Antwort hilfreich

Hallo Xantes.

Eine Datenbank ist nur so gut, wie die Disziplin der ach so freiheitlichen und selbständigen, eigenverantwortlichen Mitarbeiter. Und hier ist das Problemwort gefallen: Disziplin.

Da lob ich mir eigentlich die Zeiten der Datenverwaltung, als man noch auf 8 Stellen eingeschränkt war.

Ansonsten siehe => Rübe

Gruß
ThoMay

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