Hallo Stephan,
anbei einige generellen Anmerkungen zu Ihren Fragen (nicht konkret für die Kombination SW / DBWorks):
1. Einchecken / Auschecken
Um Dokumente ein- bzw. auschecken zu können sind 2 Orte notwendig, an denen sich ein Dokument (SW-Datei / Zeichnung) befinden kann: Der Arbeitsplatz des Konstrukteurs (Bearbeiter des Dokuments) oder die zentrale Ablage (Server). Alle Dokumente befinden sich erstmal grundsätzlich in der zentralen Ablage und sind dort von allen (berechtigten) abrufbar.
Auschecken: Wenn ein Konstrukteur eine Zeichnung bearbeiten will, wir diese 'ausgecheckt'. Es wird also eine Kopie auf dem Arbeitsplatz des Konstrukteurs erzeugt und das Original auf dem Server so markiert, dass niemand sonst diese Zeichnung bearbeiten kann. Die Zeichnung kann nun bearbeitet werden.
Einchecken: Ist die Bearbeitung abgeschlossen, wird das Dokument wieder 'eingecheckt'. Die Zeichnung wird wieder auf den Server kopiert und die lokale Kopie mit einem Bearbeitungsschutz (ReadOnly) versehen.
Je nach dem, wie dieser 'Mechanismus' realisiert ist, kann es auf dem Server einen Stand (dies ist aber nicht der Änderungsindex oder die Revisionsnummer!) für jedes Einchecken einer Zeichnung geben.
Nun kann die Zeichnung von jemand anderem zur weiteren Bearbeitung 'ausgecheckt' werden.
Wichtig ist aber: Bei jeden Sitzungsstart oder auch auf Anforderung sollte eine Aktualisierung der evtl. lokal vorhandenen Zeichnungen erfolgen. Nur dann ist man sicher, dass alle lokalen Zeichnungen (auch die mit Bearbeitungsschutz!) den aktuellen Inhalt haben. Besser wäre es, die lokale Kopie nch dem Einchecken von der Festplatte des Konstrukteurs zu löschen und dann nur die Zeichnungen auf dem Server anzusehen.
2. Was bietet sich an als Projekt gehandhabt zu werden?
Im Sondermaschinenbau auf alle Fälle die Aufträge. Wenn man aber immer ähnliche Konstruktionen hat, werden sich evtl. mit der Zeit sog. Standards (Eigenentwicklungen) ergeben. Diese sollten dann auch wie Serienteile (mit Artikelnummer wie Zukaufteile) gehandhabt werden. Baugruppen/Unterbaugruppen innerhalb von Sonderkonstruktionen sind keine eigenen Projekte sondern nur Funktions- oder Montageeinheiten, wie der Name schon sagt. Es sei denn es sind Eigentwicklungen, dann wie Zukaufteile behandeln.
3. Konfigurationsspezifische Eigenschaften
DAzu müsste man wissen, was den Unterschied ausmacht. Sind es Gestalt- oder Maßvariaten oder betreffen die Bemerkungen in den Zeichnungsköpfen nur eine bestimmte Oberflächenbehandlung / Materialangabe oder nur einen Längenzuschnitt?
Bei Gestaltvarianten (z.B. Förderband TYP X, 2 m Länge = 3 Stützen, 4 m Länge = 5 Stützen usw.) ist die Sache kompliziert.
Bei Massvarianten (wie eine Schraube nach DIN/ISO) bleibt die Form ja erhalten. Hier reicht eine Tabelle auf der Fertigungszeichnung mit den verschiedenen Formeln / Maßen. Und die Angabe natürlich, welche Ausführung gefertigt / verbaut (Zusatz zur Artikel / Zeichnungsnummer) werden soll.
4. Weitergabe an CAM System
Dazu sollten Fertigungsaufträge geschrieben werden (ob externe oder interne fertigung ist unerheblich). Immer die Zeichnungsnummer des Teiles mit Angabe des Änderungsindex / Revision und diue Losgrösse angeben. Die Arbeitsvorbereitung (AV) kann dann alle Aufträge mit gleicher Zeichnungsnummer/Revision zusammenfassen und auf einmal fertigen. Danach können dann besondere Nachbehandlungen den einzelnen Losgrössen entsprechend erfolgen.
Die notwendigen Dokumente (Programme etc.) sollten vom CAM System anhand der Auftragsnummer(n) abgelegt werden. Diese Datein zusammen mit den Konstruktionsunterlagen abzulegen könnte evtl. Verwirrung bei neuem Änderungsindex der Konstruktion hervorrufen.
Und eine Verschleiss- oder Ersatzteilfertigung / Nachbestellung ist einfacher, da man ja man ja die einzelnen Fertigungsauftragsnummern zu einer Lieferung gespeichert hat (haben sollte!).
7. Klassifizierung
Eine Klassifizierung (von CAD Dokumenten) dient der Ordnung von Einzelteilzeichnungen im Hinblick auf die Belange des Konstrukteurs. Sie soll das mehrfache Konstruieren gleicher Teile verhindern. Mit anderen Worten: Wenn man beginnt ein neues Teil zu konstruieren sollte man im Zeichnungsbuch nachsehen können, ob es dieses Teil schon gibt. Unabhängig davon, wie das Teil in einer Konstruktion benannt worden ist.
Der Klassifizierungsschlüssel beschreibt also die Funktion eines Teils.
Wie mann sinnvoll klassifiziert ist nicht so einfach zu sagen. Es gibt auch keine (so viel ich weiss) allgemeingültigen Vorschläge, da eine Klassifizierung ja nur die Teile bechreiben sollte, mit der man es auch zu tun hat.
In dem Beitrag Dateiablage / Zeichnungsnummern gibt es ein kleines Tool zum download mit dem man 'trocken' experimentieren kann.
(Der Schlüssel sollte so aufgebaut sein, dass mit 3 bis 4 Fragen (wie bei Robert Lembkes 'Was bin ich?') das Teil (besser die Teileklasse) zu bestimmen ist. Glücklicherweise aber gibt es immer 10 mögliche Antworten statt eines lapidaren Ja/Nein).
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(Kann man ja in den Extras/Optionen einstellen wieoft gespeichert werden soll ). In der 2000 Version von DBW läuft das Programm sehr Stabil. 
