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Servus,

mein Cheff will ein sogenanntes "papieloses" Büro einführen. Vorerst nur um Rechnungen/Lieferscheine abzuspeichern - zu archivieren.
Wer hat von euch Erfahrung damit, welche(r) Scanner ist hierfür geeignet, welche Software zur Archivierung?

Wer kann mir hilfreiche Tipps geben worauf ich achten muss?

Merci für Eure Tipps schon mal im Voraus.

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Viele Grüße
Stefan

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gut dass ich nicht so bin wie andere

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Hat unser Chef auch mal versucht.

Ratet mal, wer am meisten Papier verbraucht...

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Hallo,

ich denke da ist die Dateigröße sehr Entscheidend. Papierlos heißt ja icht daß kein Papier mehr verbraucht wird, lediglich eine Ablage wird hier erstellt.
Als Formate kommen da meiner Meinung nach Tiff komprimiert croup4 Fax und PDF(schwarz/weiss) in Frage. Ich habe sehr gute Erfahrungen mit den modernen Kombigeräten gemacht, also nicht die Heim Scan/Druck Geräte, sondern die richtigen Kopierer, die können (wenn den richtigen hast) heutzutage scannen (sehr gute Qualität) Drucken, natürlich kopieren und das eingescannte Dokument als eMail gleich verschicken (irgendwo muß das ja hin) in dieser Richtung würde ich denken wenns um solche sachen geht. Die Kopierer können auch diverse Einstellungen, falls das Dokument mal schön bunt sein sollte und man S/W kaum noch etwas erkennt.

gruß Heiko

[Diese Nachricht wurde von Press play on tape am 23. Nov. 2009 editiert.]

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Entscheidend kann sein, daß der/die zum Scannen eingesetzt werden, wissen, was sie tun.

Ich kenne den Fall, daß dafür studentische Hilfskräfte und Schüler eingesetzt wurden. Danach wurde sofort das Papier vernichtet.
-> für manches gibt es heute keine Zeichnungen mehr, die gefunden werden kann.
Unter mehreren Zeichnungsnummer wurde einunddieselbe Zeichnugen abgelegt, Fantasiennamen wurden verwendet etc.

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    bekennender Kaffeetrinker

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Jaja, das gute papierlose Büro  da gab's hier auch schon lustige threads drüber, ich glaub im SWX-Brett, bin aber zu faul zum Suchen 

Aber Archivierung (und damit verbunden workflows, Unterscheidung spätes Archivieren <> frühes Archivieren, usw.) wird uns wohl alle früher oder später beschäftigen (müssen)
Mal ohne Wertung ein paar Anbieter genannt, die man sich ins Haus einläd und sich ihr System vorturnen läßt 
Spannend ist nämlich dabei auch die mögliche Anbindung vorh. Buchhaltungssoftware, Möglichkeit der selbstständigen Anpassung des Systems usw.

EASY xBASE
REGIsafe
Lösung der Triumph Adler-Tochter UTAX GmbH

die waren schon bei uns zu Gast 

u.v.w.m., die man mit Hilfe einer Suchmaschine finden kann (gibt dort auch Vergleiche zu finden)

Vorgehen: Darüber klar werden, was man archivieren will, wann man das will und wie mit den Dokumenten danach umgegangen werden soll.
Vorh. hardware nutzen, das Scannen selber können heutzutage auch schon viele Kopiersysteme, spannend ist die software "dahinter", die für die Erkennung (und Verwaltung) zuständig ist.

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Gruß,
runkelruebe          Herr Kann-ich-nich wohnt in der Will-ich-nich-Straße...

System-Info | Excel -Suche | RuA-Suche | FAQ-ACAD | CAD.de-Hilfe | Sei eine Antilope

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Hallo zäme

ich denke der Ansatz beim Gruppenkopierer/Scanner/Fax/Drucker mit Zusätzlicher Software ist mal nicht schlecht. Unser Gerät kann das auch aber nur anonym. Das Heisst das Mail wird abgesetzt aber nicht mit entsprechenden Dateinamen. Einfach eine fortlaufende Nummer.

Mit Software geht das auch mit der Erkennung von einigen Kernmerkmalen. Also wenn zum Beispiel Lieferschein auf dem Doku steht bekommt die Datei schon mal einen entsprechenden Dateinamen.

Irgendjemand muss dann dennoch das ganze noch gezielt ablegen. Zudem sollte, um ein Dokument zu finden wiederum eine Software vorhanden sein um nach dem Inhalt der Dokumente zu suchen. Die neuen Windoofs haben das zwar schon drin, aber nur rudimentär.

Ein zusätzliches Software-Tool das die gescannten Dokus verwalten kann, kostet dann nochmals Zeit und Ressourcen.

In der Zwischenzeit kommen jedoch schon etliche Dokumente als PDF per Mail daher und müssen dann jeweils noch dem persönlichen Geschmack angepasst werden. Bei uns z.B. dem Namen der Firma, Doku-Nr. Beschreibung und Datum. (Weil Datum der Datei nicht immer das Datum des Dokuments ist.

Also ein ziemlicher Aufwand, verglichen mit Papier, das ja immer noch abgelegt werden muss, noch ein zusätzlicher Aufwand.

bei uns gibt es aber auch Firmen welche die digitale Umwandlung bestehender Papierbestände gegen Entgeld durchführen.

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mit freundlichen Schweizergrüssen

Chris Carlyle

albeite flöllich, ohne mullen und knullen.

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Und danach die papierlose Toilette, die Vorteile liegen klar auf der Hand.....scnr

Imo fängt das papierlose Büro nicht mit dem Scannen an, sondern mit der Einstellung der Leute. Wenn sich jeder alles ausdrucken muss, ist das papierlose Büro natürlich Illusion. Bei mir gibt es Papier nur auf ausdrücklichen Wunsch des Chefs oder des Kunden. Kommt zum Glück immer seltener vor seit ca. der Jahrtausendwende. Das heißt aber in einer Firma zwangsweise, dass alle auf dem Server in festgelegten Projektordnern speichern und nicht Heinz in /Dokumente/ichweissnichtwoichbin/wieneuerordner/ und Marie direkt im Wurzelverzeichnis, jedenfalls bis sie die boot.ini anstatt des Textdokumentes löschte. Und das ist nach Erfahrungen in der letzten Firma sehr schwierig, alle vom Nutzen zu überzeugen (von der Serverplatte gab es btw immer backups).

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.o. 13                                                                                        ...

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Hallo

Wir setzen für diesen Zweck CANON ADOS ein. Z.Z. haben wir jedoch nur die "kleine" Version im Einsatz, hatten aber mal angedacht das ganze auf die "grosse" Version anzuheben. An der Grossen wäre dann auch die Dokumentenverwaltung von SAP angehängt worden. Leider wurde das dann nicht umgesetzt.

Ich denke aber auch, dass man sich genau Bewusst sein muss, was man unter "Papierloses-Büro" versteht.

Ciao

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Tobi 

 

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Ein alter Zeichnungsschrank im Keller frisst kein Brot, kann aber sehr nützlich sein.
Jedenfalls besser und weniger Aufwand, als alles einzuscannen.
Und wenn doch, dann jedenfalls die Originale aufheben!

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Gert Dieter 

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Hi,

ich würde sagen: den Scanner gibt es als "Werbegeschenk" "gratis" dazu…

Denn mit dem einscannen der Dokumente ist es nicht getan, die viel wichtigere Frage ist: was lege ich wo in welchem Format ab, und wer darf wie darauf zugreifen?

Wenn Ihr sowas angeht, dann bitte nicht halbherzig, sondern gleich richtig: d.h. macht euch mit dem Thema DMS-Systeme vertraut (DMS = Dokumentenmanagment)

Gruß Ulf

PS: vor allem macht es "richtigrum" -> ich kenne einen Fall, da wurde zuerst das SW-Prdukt ausgesucht und dann erst wurden die Anforderungen an das System formuliert… Ergebnis: Mega

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Vielen Dank für die Infos

Scanner als Gratisgeschenk - glaub ich nicht die liegen ja so zwischen 500 und 5000 Euronen 

Scanner im Kopierer haben wir schon 2x - aber leider nicht in der Nähe des Arbeitsplatzes von dem aus gescannt werden soll - hin und herlaufen ist auch nicht - sind so ca. 50m einfach.

Hab heute morgen schon mal unser Systemhaus beauftragt, dass die mir Vorschläge machen sollen.

Eure Infos sind mir natürlich weiterhin auch wichtig, nicht dass mir das Systemhaus ne Kanone verkauft um auf Spatzen zu schießen.

Wie und in welchem Format die Software abspeichert ist mir eigentlich egal, wichtig ist nur dass wir das alles wiederfinden.

Was sagt eigentlich das Finanzamt dazu? Sind die mit einem Datenformat zufrieden oder wollen die dann anschließend die originalen Rechnungen auch noch?

Wir wollen anfangs auf alle Fälle zweigleisig fahren, inwiefern wir dann die Papierrechnungen geordnet oder einfach der Reihe nach ablegen ist noch unklar.

Klar ist eigentlich nur der 1.1. da soll das laufen   

Gegockelt hab ich natürlich auch schon nach dem Thema - gibt ja einige Beiträge dazu.

Wer also noch Erfahrung mit dem Thema hat - nur her damit - Merci

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Viele Grüße
Stefan

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Format ist nicht egal.
Eine pdf-Zeichnung kannst Du meist nicht in CAD weiterbearbeiten.
Ein eingescannter Text ist nicht ohne weiteres maschinenlesbar.
Das muss vorab geklärt werden.

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Gert Dieter 

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Bevor Ihr Euch Gedanken über Formate macht, macht Euch lieber mal Gedanken, wie und wo archiviert werden soll.

Alle im Privatbereich bekannten "Archivierungen" tragen diesen Namen zu unrecht und taugen für den gewerblichen Bereich nix.
Hier sind Datenverluste fast an der Tagesordnung.
Selbst die optischen Platten waren nicht sicher genug.

Nach einigen Versuchen in den letzten 5 Jahren sind wir bei XTrend gelandet. Google mal mit xtrend und datenarchiv.
Je nach Datenmenge kostet das allerdings ein Schweinegeld.
Deshalb haben wir uns nur die SW gekauft und von denen anpassen lassen und betreiben 3 parallele Archivdatenbanken an verschiedenen Standorten selbst.

Gruss Frederik

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[Edit]

[Diese Nachricht wurde von Oberli Mike am 25. Mrz. 2011 editiert.]

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WICHTIG: Mit dem Finanzamt abstimmen, ob denen das reicht, was Ihr da vorhabt. Sonst kann das arg in's Auge gehen. Wir legen PDF ab, kein Problem, bei der Steuerprüfung auch angenehm: einfach auf DVD und wech damit zum Prüfer. Danach nie wieder Probleme mit den Brüdern gehabt. Macht Sinn.

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Mit freundlichen Grüßen
T.S.

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so heute hatten wir ne Demo von Elo

schaut ganz vernünftig aus, das Ganze - jetzt bin ich mal auf den nächsten gespannt

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Viele Grüße
Stefan

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mit "papierlos" habe ich sicherlich der falschen Ausdruck gewählt, papierlos wird es auch meiner Meinung nicht geben.
Es geht vorallem darum, dass die anfallenden Bürodokumente anständig archiviert werden. Dass dann event. weniger Papierkram anfällt ist meiner Meinung nach nur ein positiver Nebeneffekt.

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Viele Grüße
Stefan

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