Hallo,
ich habe im letzten Jahr, im Rahmen eines studentischen Praktikums, die Aufgabe bekommen für die Konstruktionsabteilung (und die Projektmanagement-Abteilung) der Firma eine arbeitsentlastende Software zu finden. Dies Forum hat mir sehr dabei geholfen die Aufgabenstellung der Firma und die Dokumentation für die Fachhochschule abzuschließen. Ich möchte daher einen kleinen Teil meines Wissens hier für alle zugänglich machen, da ich gesehen habe, dass diese Fragestellung häufiger vorkommt. Ich versuche eine allgemeine Handlungsempfehlung zu geben, zeige aber auch direkt auf was wir in der Situation gemacht haben. Die komplette Arbeite stelle ich hier aus Datenschutzgründen natürlich nicht rein. Kurz vorweggenommen, ich kannte mich in dem CAD/PDM Bereich überhaupt nicht aus und musste mich erst einlesen.
Die Aufgabenstellung
Wir suchen eine Möglichkeit unsere CAD-Konstruktionsabteilung zu entlasten. (Fokus !)Wenn möglich sollte das Projektmanagement ebenfalls mit abgebildet werden. Das Projekt wurde seitens der Firma vorgegeben und das Stichwort PDM war zumindest bekannt. (Messebesuch)
Die Organisation
kleines (20 MA) Anlagenbau-Unternehmen welches in einem größeren Konzern eingegliedert ist. Damals 6 CAD-Arbeitsplätze, jetzt eher 8. 4 Projektmanagement-Arbeitsplätze und ca. 4 Personen für allgemeine kaufmännische Angelegenheiten. (Einkauf, Buchhaltung etc.) Alles in allem eine Firma wie sie vermutlich häufiger vorkommen kann. Aufgrund einer Veränderung im Konzern gab es plötzlich eine Schwesterfirma die ebenfalls berücksichtigt werden sollte, selbe Mitarbeitergröße.
Softwareausstattung:
SAP für die kaufm. Belange, schlecht konfiguriert, vom Konzern vorgegeben. Excel für das Projektmanagement, viele standardisierte einzelne „Formulare“ (händische Stückliste, Kostencontrolling etc.) insgesamt funktionsfähig aber ziemlich umständlich(meine Sichtweise), Autodesk CAD 2010 prof. + Inventor in einer Windows 7 Umgebung
Soviel an grundsätzlichen Infos. Wie geht man nun an ein solches Projekt heran?
Das Personal
In meinem Fall war ich 10 Wochen alleine für diese Aufgabe eingestellt. Das ist vermutlich eher selten, da jeder normale Angestellte auch ein Tagegeschäft zu erledigen hat. Wenn man die Zeit/den Willen/den Zwang hat so etwas selbst zu erledigen steht man je nach Vorwissen vor einer größeren Aufgabe (dazu später). Die Alternative wäre jemand drittes (Informatik-Student/externer Berater / kurzzeitiger Angestellter) anzuheuern, der die Aufgabe dann zumindest zum Teil übernimmt. Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass ich als Student sehr dankbar über diese Möglichkeit war und für den Auftraggeber ist dies auch nicht wirklich teuer. Stichwort 400 € Job für 2,5 Monate. Einzelne externe Berater gibt es auch, diese sind aber natürlich aufgrund ihrer Erfahrung weitaus kostenintensiver. Wenn man ein wirklich großes Projekt (viele anzubindende Arbeitslätze) hat, sollte man schon überlegen ob ein Berater nicht das Geld Wert ist, aber bei kleinen und mittelständischen Betrieben könnte man auf den Studenten oder kurzzeitigen Mitarbeiter zurückgreifen.
Ich weiß nicht wie leicht es ist dies Projekt nebenbei abzuarbeiten, aber gerade der Fokus darauf hat dazu geführt, dass ich mich auch jeden Tag damit beschäftigt habe und mich nicht ständig wieder erinnern musste. (warum habe ich das damals gemacht…) Wenn möglich ist es also empfehlenswert nicht viel nebenbei an anderen Projekten zu arbeiten. Evtl. wäre ein kleines Projektteam mit dieser Aufgabe noch ganz brauchbar. Beispiel: Ein Mitarbeiter, der den Bereich CAD abdeckt, einer der das kaufmännische erledigt und einer für die IT.
Vorgehensweise (Beginn)
Diese Software (PDM) ist zwar standardisiert, muss aber definitiv auf eine Firma angepasst werden, insofern sollte man die Idee des: „ich kaufe mir eine Software und passe sie hinterher an“ gleich verwerfen. Man kauft kein Microsoft Word sondern ein relativ teures Programm das, bei richtiger Anwendung und Konfiguration eine sehr gute Arbeitserleichterung bringt. Daher sollte man bei der Auswahl auch genauso vorsichtig, fleißig und kritisch sein. Man wird zu Beginn eines solchen Projektes weder die Kosten, noch die Tragweite des Projektes oder der eigenen Arbeit komplett übersehen können. Womit startet man also? Wenn man dies Forum gefunden hat, hat man eigentlich schon das richtige gemacht. Man liest sich ein wenig in das Thema ein und beschäftigt sich mit Quellen, die online zu finden sind. Weitere Lesequellen sind beispielsweise: http://www.plmportal.de/ http://www.plm-it-business.de/PDM-Systeme.htm http://www.gbv.de/dms/clausthal/H_BIB/ITZ/ITZ_Berichte/itz-03-04-02.pdf
und die Homepages der einzelnen Anbieter.
Übrigens ein großer Vorteil an dieser Stelle, da man über das CAD Forum eigentlich sämtliche Anbieter der Software und deren Programme zumindest vom Namen her kennt. Es sind zwar grob 42 aber manche davon haben bereits einen guten Ruf im Forum, man könnte also aufgrund der bestehenden Erfahrung der anderen User schon eine grobe Auswahl auf 10 oder 5-6 tätigen. Manche Programm haben beispielsweise einen Fokus (tiefergehende Integration) auf bestimmte CAD-Programme und können daher entweder gleich ausgeschlossen oder genau deswegen mit eingeschlossen werden. Im Forum wird von lueghi ab und an erwähn t dass man lieber kein PDM Programm von der gleichen Firma wie die CAD Software nehmen sollte. Ich kann das aus Erfahrungsmangel nicht bestätigen würde aber zumindest vorschlagen solche Programme in die Vorauswahl mit einzubeziehen. Entweder sie sind unerwartet gut oder schlecht (war bei uns der Fall), in beiden Fällen, weiß man was zu tun ist. Arbeitsaufwand für die Recherche und das Überfliegen von Broschüren etc.: eine Woche evtl. .zwei? Man sollte die Zeit nicht unterschätzen und nicht zu wenig einplanen.
Vorgehensweise (Vorführungen)
Jetzt ist man an einer Stelle an der man bereits erste Texte im Internet gelesen hat aber evtl. (war bei mir so) noch keine Ahnung hat was die PDM Software alles kann und wie sie aussieht. Softwareanbieter sind glücklicherweise den normalen Gegebenheiten des Marktes ausgesetzt und kämpfen demzufolge um Kunden. Dies bedeutet, dass man kein schlechtes Gewissen haben muss wenn man die 5-10 Firmen anruft und um einen ersten Präsentationstermin bittet. Theoretisch könnte man auch gleich einen langen Termin vereinbaren, aber in meinem Fall waren diese kurzen Termine gut, um einen ersten Eindruck von den Systemen zu bekommen. Wichtig ist an dieser Stelle ist, dass man sieht wie die Software aussieht, welche Funktionen gegeben sind und welchen Fokus die Software hat. Man braucht noch nicht ins Detail gehen. In meinem Fall haben wir 6 Präsentationen a eine Stunde wahrgenommen. Neben mir war noch meiner Chefin anwesend. Nach den Vorführungen konnten wir direkt 2 Firmen ausschließen. Einmal sah die Software extrem bescheiden aus und die andere Software hatte NUR die CAD-Funktionen, kein Projektmanagement.
4 Programme sahen auf dem ersten Blick vernünftig aus und waren noch im Rennen. Noch eine kurze Anmerkung zu „sah bescheiden aus“. Das ist Bauchgefühl, ja, und man hat noch keine Fakten geprüft aber man hat auch ca. 4 Firmen, die optisch besser waren und bereits eine Runde weiter sind. Wenn man wirklich nicht nach der Optik und dem Ersteindruck gehen will, kann man immer noch einen Blick ins Forum werfen oder allgemeine Vergleiche im Internet suchen. Das habe ich natürlich getan: Die eine Software sah nicht gut aus und laut Forum ist sie auch nicht gut…
Noch etwas zum Arbeitsaufwand, dieser ist vor/während/in der Präsentation (eine Stunde) eher gering, aber bei 6x 1 Stunde läppert sich das schon. Je nach eigener Auslastung sollte das aber nicht zu viel sein.
Eine Firma hatte sogar eine Demoversion der Software die man dann für einen Zeitraum von 2 Wochen ausprobieren konnte. Auch nicht schlecht, aber ich war nicht tief genug im Thema drin (CAD Dateien) um daraus einen Nutzen zu ziehen.
Kurzum: Programme vorführen lassen, aufmerksam zusehen, Prioritäten abklopfen und sich Notizen machen. Nicht zu sehr ins Detail gehen an dieser Stelle. Evtl. eine zweite Person mit hinzuziehen.
Vorgehensweise (Lastenheft)
Nun wird es knackiger. Die eigenen Bedürfnisse (Lueghi: was will ich mit der Software genau machen?) müssen durch ein Lastenheft beschrieben werden. Das Lastenheft kann auch vertraglich wichtig/interessant werden es ist also drigendst zu empfehlen. Alleine auch um für die eigene und die Fremdfirma die Funktionen festzuhalten und überhaupt etwas schriftliches zu verfügen. Wenn man dies versäumt wird man entweder nicht glücklich mit der Software oder eine Menge Geld los (Ausrede: Nachbearbeitung, das war am Anfang nicht so gewünscht) im schlechtesten Fall sogar beides. Der Umfang eines solches Werkes, schwankt zwischen 200 Seiten die wirklich jedes Detail beinhalten und vielleicht 5 Seiten bei einer wirklich einfachen Beschreibung der reinen Funktionen. Im Prinzip versucht man zu beschreiben wie man sich die zukünftige Software vorstellt. Letzteres würde ich nicht unbedingt empfehlen, da dies schon sehr knapp ist. 200 Seiten liegen aber auch nicht in jedermanns (Zeit)Rahmen. Man kann gerne Funktionen beschreiben die vielleicht schwierig umzusetzen sind (Wunsch) aber eine gewünschte eierlegendeWollmilchsau führt auch nicht zum Ziel. Wenn man mit den Ideen auf dem Teppich bleibt und gegebenenfalls Einschränkungen macht ist aber alles in Ordnung. Ich hab ein 20-seitiges Lastenheft in der Zeit von ca. 3-4 Wochen erstellt. Mit mehr Erfahrung geht dies vermutlich auch schneller. Ich denke ein Umfang von ca. 15-40 Seiten sollte einen Großteil dessen abdecken was benötigt wird und ist relativ zeitnah zu erstellen. Wenn man sich dahinterklemmt kann man das auch in ca. 2 Wochen schaffen. Hinweise zu Lastenheften: http://imihome.imi.uni-karlsruhe.de/nlastenhefterstellung_b.html http://www.stefan-baur.de/cs.se.lastenheft.html
Beispiele für wichtige Oberpunkte im Lastenheft:
Soll Zustand/Ist Zustand ; Ziele ; Gewünschte Produktfunktionen ; Besonderheiten ; benutzte Daten-(Dateien) ; Geschäftsprozessdarstellung, Prozessabläufe, Gruppen- und Benutzerrechte ; Schwächen der Firma, Altdatenübernahme, Schnittstellenbeschreibungen, Software bzw. Netzwerkausstattung, Produkteinsatz etc.
In meinem Fall musste ich Gespräche mit den späteren Nutzern der Software durchführen um die genauen Wünsche an die zukünftige Software zu erörtern. Ich war wie gesagt neu im Unternehmen, aber auch langjährigen Mitarbeitern würde ich empfehlen sich nicht auf die eigene Meinung zu verlassen. Mindestens einen CAD Mitarbeiter sollte man in Konstruktionsbelangen hinzuziehen. Am besten auch noch ein Projekt-Management Mitarbeiter und einen IT- Sachverständigen.
Das Lastenheft wird anschließend (teilweise mit einigen beispielhaften Konstruktionsdateien zum Verständnis) an die Firmen aus der Vorauswahl verschickt. Normalerweise sollte ein Softwarehersteller nun ein Pflichtenheft schreiben, dies muss aber noch nicht an dieser Stelle erfolgen. Wichtig ist zunächst eine (telefonische/ bzw. kurze) Rückmeldung: können die Funktionen wie beschrieben angeboten werden? Was könnte Schwierigkeiten bereiten? Können Sie eine zweite und längere Präsentation halten und grob auf das Lastenheft eingehen? Muss viel individuell programmiert werden? Evtl. fallen hierbei wieder Anbieter raus.
Vorgehensweise (Detailprüfung)
Jetzt geht es richtig ans Eingemachte. Die Software-Anbieter haben soweit das Lastenheft bestätigt und bekommen ihre Chance für eine umfassende Präsentation. Man sollte hierfür eine Agenda erstellen, damit der Zeitrahmen zumindest annähernd eingehalten wird und beide Seiten über die Themen einig sind. Ich hab letztes Jahr mit 3-4 Stunden gerechnet und nach meiner Erinnerung 3,5 ; 4,5 und 5 Stunden gebraucht. An den Vorführungen sollten unbedingt mehrere spätere Benutzer teilnehmen. Sie stellen meist gute Fragen, können zur Entscheidungsfindung beitragen und es ist nie von Nachteil wenn diese sich auch involviert fühlen. Außerdem hat man dann verschiedene Meinungen bei Diskussionen. Bei unseren Präsentationen waren meist bis zu 10 Personen aus dem Unternehmen dabei. 2 Konstrukteure, 2 Projektmanager, ein EDV Sachverständiger, meine direkte Vorgesetze, ich und manchmal noch 1-2 weitere. Für die Mitarbeiter habe ich einen einfachen Bewertungszettel erstellt. Ein großer Ankreuzbereich (welche Teile der Software waren gut?, wurde auf alles eingegangen?, können Sie sich vorstellen damit zu arbeiten ? etc.), zum Schluss ein Kommentarfeld und eine Reihenfolge der gesehenen Programme (1. Platz ,2. Platz. 3. Platz) Ich habe den Fehler gemacht die Zettel nach jeder Präsentation einzufordern, besser ist es erst alle Programme anzusehen und dann die Zettel ausfüllen zu lassen – sofern die Termine nicht zu weit auseinander liegen. Maximal 2 Wochen ! Der Bewertungsbogen erspart einem die langen Diskussionen im Nachhinein und außerdem hat man alles schriftlich. Gerade bei Entscheidungen, die einen Monat zurückliegen sind die Zettel noch eine Art Protokoll für die Meinungen der Angestellten.
In unserem Fall hat die „Endvorführung“ wieder eine Firma herausgefiltert und 2 übrig gelassen. Eine vierte Firma konnte keine „individuelle“ Vorführung leisten, da sie keine Möglichkeit hatte die Software zu Demozwecken auf einem Notebook zu installieren. Die Software an sich war gut, aber 3 bzw. 2 andere Firmen konnten das auch mit einer weiteren Vorführung belegen während die vierte Firma nur mündlich zusagen konnte: haben wir/können wir. Ein Nachteil im Gegensatz zu den anderen Firmen und für uns/mich ein Ausschlusskriterium. Der Zeitaufwand zur Vorbereitung war eher gering, während natürlich die Präsentationsstunden schon Zeit gefressen haben. Die Nachbearbeitung (Gespräche mit Anbietern und Auswertung der Bewertungsbögen) sollte man auch nicht unterschätzen. 2 Firmen waren also zum Schluss noch übrig und von diesen beiden haben wir uns Angebote schicken lassen. Von der Bewertung her war die dritte Firma weit ab und bei den übrigen zweien war eine minimal besser in der Bewertung. Wirklich minimal.
Vorgehensweise (Preis)
Zunächst mal ein wichtiger Satz: gute Software ihren Preis. Egal was die ausgeschiedenen Programme gekostet hätten, man ist hinterher damit unzufrieden, wenn man nur nach dem Preis geht. Finger weg von Programmen die man nicht geprüft hat und einfach nur günstiger sind als andere. Keinesfalls den Preis vor die Leistung schieben. Entweder man hat nur geringe Anforderungen an den Funktionsumfang (keinesfalls negativ gemeint), dann kann man auch eine günstige Software nehmen, oder man hat höhere Anforderungen, dann sollte man auch den höheren Preis bezahlen. Die Kombination Hohe Anforderungen und „billige“ Software ist zum Scheitern verurteilt. In unserem Fall war es relativ einfach. Ein Anbieter kostete nämlich nur 2/3 vom Preis des zweiten Anbieters. Beachten sollte man hierbei dass es einmalige Projekt-Kosten und laufende Lizenz- und Wartungsvertragskosten gibt. Die teure Firma hatte wirklich sehr hohe Wartungskosten, die nachher das Preiskriterium waren. In Sachen Lizenzkosten waren beide ungefähr auf einer Ebene. Die Projektkosten (Altdatenübernahme, Beratung) gingen aber auch schon leicht auseinander. Im Forum hat lueghi? auch schon erwähnt: die Einmalkosten sind nicht alles! Falls die Preise nah beieinander liegen sollten: Bauchgefühl, persönliche Präferenz (wer hat besser gefallen, ist eine Firma in direkter Nähe etc) , Würfel, …
Hier endet mein Bericht, mehr habe ich nämlich nicht gemacht. Ich habe zum Schluss eine Empfehlung abgegeben: 2 Firmen sind besonders gut, eine davon hat einen guten Preis.
Nochmal ganz kurz meine Ablaufempfehlung:
1. Recherche (Internet, Bücher)
2. Erstpräsentation (grober Ersteindruck)
3. Lastenheft erstellen
4. Individuelle Zweitpräsentation (gerne ins Detail gehen)
5. Angebote einholen und Preise checken
Ich hoffe ich konnte euch weiterhelfen. Bei Fragen am besten eine Mail an Aldisaboteur@gmx.de schreiben. Lueghi hab ich ein paar Mal erwähnt da mir seine Texte weitergeholfen haben und ich mich nicht mit seinen Lorrberen schmücken wollte, falls sich jemand anderes hier in dem Text wiederfindet, ich trage das gerne nach, hab aber leider nicht mehr alle Autoren der einzelnen Beiträge im Kopf.
Für Kommentare und kritische Beiträge bin ich natürlich dankbar.
ElwoodBlues / ChrisHB
[Diese Nachricht wurde von ElwoodBlues am 29. Apr. 2011 editiert.]
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