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Autor Thema:   E-Mail und Datenarchivierung - gesetzliche Vorgaben (1393 mal gelesen)
LK36
Ehrenmitglied
 MB-Techniker / Konstruktion


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Beiträge: 1781
Registriert: 14.03.2002

erstellt am: 16. Jan. 2013 17:41    Editieren oder löschen Sie diesen Beitrag!  <-- editieren / zitieren -->   Antwort mit Zitat in Fett Antwort mit kursivem Zitat    Unities abgeben: 1 Unity (wenig hilfreich, aber dennoch)2 Unities3 Unities4 Unities5 Unities6 Unities7 Unities8 Unities9 Unities10 Unities

Hallo,

wir sind ein kleines Unternehmen (<15 Mitarbeiter) und halten unsere EDV-Struktur so einfach wie möglich. Schon seit Jahren wissen wir über die gesetzliche Verpflichtung E-Mails und Geschäftsrelevante Daten/Dokumente archivieren zu müssen. Nun soll das Thema angegangen werden.
Was muss man zu diesem Thema beachten, was ist übertrieben, was zwingend notwendig? Welche Vorgehensweise und/oder Software hat sich bewährt? Könnt Ihr bitte Eure Erfahrungen dazu mitteilen!

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Lutz

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KlaK
Ehrenmitglied V.I.P. h.c.
Dipl. Ing. Vermessung, CAD- und Netz-Admin



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Beiträge: 2624
Registriert: 02.05.2006

AutoCAD LandDesktop R2 bis 2004
Civil 3D 2005 - 2008
Plateia, Canalis
Visual Basic

erstellt am: 17. Jan. 2013 13:25    Editieren oder löschen Sie diesen Beitrag!  <-- editieren / zitieren -->   Antwort mit Zitat in Fett Antwort mit kursivem Zitat    Unities abgeben: 1 Unity (wenig hilfreich, aber dennoch)2 Unities3 Unities4 Unities5 Unities6 Unities7 Unities8 Unities9 Unities10 Unities Nur für LK36 10 Unities + Antwort hilfreich

Dazu müßte man Eure Bürostruktur kennen.
- Gibt es einen zentralen Server oder ist das ein peer-to-peer Netzwerk mit/ohne NAS?
- Wie ist die bisherige Datensicherung / ~archivierung?

Wir haben bei uns in der Zentrale und den Zweigstellen eigene Server laufen, auf denen alle Daten täglich gesichert werden, wobei alle Monatssicherungen im Tresor landen. Ebenso die Sicherungen der abgeschlossenen Projekte. Projekte werden sowohl auf Bandlaufwerk als auch auf DVD / externe Festplatte (je nach Größe der Projektdaten) gesichert. Damit sind sie praktisch drei Mal gesichert.

Email könnte man zwar auch über einen Exchange-Server zentral verwalten und sichern, hier sind wir aber noch am Überlegen ob wir uns diesen Aufwand wirklich antun wollen (Zeit und Kosten bei 70 Mitarbeitern).

Derzeit werden alle zum Projekt gehörigen Mails dort abgelegt, sonstige laden im Buchhaltungsprogramm, das gleichzeitig die Möglichkeit zum Schriftverkehr / Adressenverwaltung mit Schnittstelle zum Outlook bietet. Kannst ja mal nach UntermStrich suchen, die können auch in P2P-Netzen arbeiten.

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LK36
Ehrenmitglied
 MB-Techniker / Konstruktion


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Beiträge: 1781
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erstellt am: 18. Jan. 2013 17:27    Editieren oder löschen Sie diesen Beitrag!  <-- editieren / zitieren -->   Antwort mit Zitat in Fett Antwort mit kursivem Zitat    Unities abgeben: 1 Unity (wenig hilfreich, aber dennoch)2 Unities3 Unities4 Unities5 Unities6 Unities7 Unities8 Unities9 Unities10 Unities

Hallo KalK,

danke erst einmal für Deine Antwort!
Also Struktur ist ganz einfach: es gibt einen Fileserver, von dem jede Nacht ein Backup gemacht wird. Archivierung gibt es bisher gar nicht. Mails werden von jedem direkt beim Provider abgeholt und versand, einen Exchange-Server gibt es nicht. Die Ablage/Archivierung der Mails bleibt bisher jedem selbst vorbehalten. Die pst-Datei wird einmal wöchentlich gesichert.

Also ich unterscheide ganz strikt Backup (Sicherung) von Archivierung! Das Backup soll nach wie vor so laufen, wie bisher. Die Archivierung - z.B. ein Dokument wird an einem Tag mehrfach geändert und erhält für jede Änderung einen eigenen Index - soll dazu kommen und automatisch verwaltet werden, ohne ein Dokumentenmangagment einführen zu wollen! Schwierig, die Übergänge sind wohl fließend ... !?

Das UntermStrich schauen wir uns mal ab.

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Lutz

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Rainer Schulze
Ehrenmitglied V.I.P. h.c.
Dipl.-Ing. im Ruhestand


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Beiträge: 4419
Registriert: 24.09.2012

erstellt am: 18. Jan. 2013 18:20    Editieren oder löschen Sie diesen Beitrag!  <-- editieren / zitieren -->   Antwort mit Zitat in Fett Antwort mit kursivem Zitat    Unities abgeben: 1 Unity (wenig hilfreich, aber dennoch)2 Unities3 Unities4 Unities5 Unities6 Unities7 Unities8 Unities9 Unities10 Unities Nur für LK36 10 Unities + Antwort hilfreich

>>Dazu müßte man Eure Bürostruktur kennen.

Ich denke, neben der IT-Infrastruktur sollte man auch die Fachbereiche und die Art der Daten betrachten.

Unsere Finanzbuchhaltung arbeitet noch immer recht papierlastig und zahlt eine Menge Geld für die ordnungsgemäße Archivierung alter Unterlagen gemäß den gesetzlichen Fristen.

Unterlagen aus der Entwicklung / Konstruktion, sowohl CAD-Daten wie auch Textdokumente, haben wir in einem PLM-System. Da wir in der Luftfahrtbranche tätig sind, haben wir über die gesetzlichen Vorgaben hinaus vertraglich vereinbarte Fristen für langlebige Investitionsgüter. Wir müssen die Unterlagen eventuell über 30 Jahre bearbeitbar halten. Das bedeutet nicht nur Datenarchivierung, sondern auch die Frage, wie ich denn ich eine Zeichnung, die mit dem Programm X unter Win95 erstellt wurde im Jahr 2020 unter Windows_2020 in einem Programm Y weiter bearbeiten will -> Datenkonvertierung!
Wenn Ihr kurzlebige Konsumgüter herstellt, sieht das zwar nicht ganz so dramatisch aus, aber eine Überlegung braucht es schon.

In der Produktion haben wir protokollierte Fertigung: Jeder Arbeitsschritt muß auf den Papieren von Hand abgezeichnet werden. Die Arbeitspapiere werden dann gescannt und in einem elektronischen Archiv abgelegt.

Ich denke, ein PLM-System für Informationen, die wiederholt benötigt werden, und ein einfacheres elektronisches Archivsystem für Unterlagen, die nur im Nachweisfall benötigt werden, sind gute Ansätze.
Und da wir in diesen Systemen keine Daten löschen, benötigen wir über die Sicherungskopien des Backup-Systems hinaus keine weiteren Maßnahmen hinsichtlich der Infrastruktur.
Die Frage der Weiterverwendung alter Unterlagen ist da schon eine schwierigere Baustelle.

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Rainer Schulze

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