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An die COMPASS-Spezialisten:

Ich suche eine Idee, wie man im Reiter "Bürodokumente" die Dokumente gruppieren kann wie im WINDOWS-Explorer, mit frei definierbaren Unterordnern. Ist so etwas schon mal realisiert worden?

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Axel

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Hallo Axel

Versteh ich dich richtig?
Du möchtest unterhalb der Bürodokumente eine weitere unterteilung, die dann auch noch frei definierbar sein soll ?
Welchen Sinn soll das geben?
Zumindest mit den freien Definitionen.

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Gruß Gerd 

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Hallo axeld,
machbar bestimmt, aber überflüssiger Aufwand.
Wenn die Bürodokumente noch mal unterteilt werden sollen in 3 Untergruppen, dann kann man das über ein Auswahlfeld als Pflichtfeld realisieren.
Will der Anwender ein neues Bürodokument erstellen, muss er eine Auswahl treffen. Hier werden die 3 Gruppen hinterlegt. Drei erweiterte Suchen mit den entsprechenden Abfragen:
Bürodokumente und das Auswahlfeld enthält inhalt eins... etc.
FERTIG. Die Suche kann ja entsprechend in neue Sektionen gepackt werden. War das Dein Wunsch, oder hab ich Dich ganz falsch verstanden, dann beschreib mal die Anforderung konkreter :-)

  Ansonsten allen ein echt cooles Wochenende!
Patron

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noch mal zur Ergänzung:
Das kann man mit belibig vielen Bedingungen gestalten und nicht nur für Bürodokumente
Die Auswahlfelder können jederzeit erweitert oder abgeändert werden. und sollte mal ne Gruppe zusätzöich benötigt werden und der ADMIN ist nicht da, gibts ein erweitertes Auswahlfeld.

Tschö

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Danke für die Antworten.

Hier im Hause werden bisher die Dokumente außerhalb von COMPASS in Unterverzeichnissen abgelegt, die jeder definieren kann, wie er will und je nach Zweck. Wenn nun (zukünftig) alles in COMPASS gespeichert werden soll, muß die Struktur ähnlich sein. Man kann natürlich auch Dinge verändern (vereinfachen), aber die Mitarbeiter tun sich da etwas schwer.
Die Gruppierung kann über ein Klassifizierungsfeld geschehen, das aber frei erweiterbar ist.

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Axel

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Hallo axel,

Zitat:

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Original erstellt von axeld:
... in Unterverzeichnissen abgelegt, die jeder definieren kann, wie er will und je nach Zweck. Wenn nun (zukünftig) alles in COMPASS gespeichert werden soll, muß die Struktur ähnlich sein...

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Allein in diesen zwei Sätzen stecken zwei der grundlegendsten und folgenschwersten Fehler begraben, die im Rahmen von Compass gemacht werden!!!

1) Compass ist ein System, das - wie viele andere übrigens auch - dadurch leben, dass viele Benutzer auf die gleichen Informationen zugreifen. Ein solches System kann nur dann leben, wenn es so was die Standardisierung gibt.
Das heißt, die Zeiten, wo jeder machten konnte, was er/sie wollte, sind vorbei. Es muss im Rahmen der Einführung ein Standard definiert werden, der dann auch einzuhalten ist. Dass ein Standard natürlich änderbar sein kann, ist keine Frage, er soll sogar änderbar und erweiterbar sein. Allerdings täglich, sondern im sinnvollen Rahmen.
Ein Standard gehört eingeführt, regelmäßig auf Sinnhaftigkeit, neue Anforderungen etc. geprüft und bei Bedarf entsprechend angepasst, systematisch wohlgemerkt.

2) Compass ist ein Datenbank-System und hat mit dem Explorer nichts, aber auch gar nichts zu tun. Deshalb sollte im Rahmen eines solchen Systems auch nicht in Windows-Explorer-Welten gedacht werden.
Sämtliche Ordnerstrukturen aus Windows, egal wie umfangreich und komplex, haben alle eines gemeinsam: es sind diverse Informationen zu en Dateien/Dokumenten hinterlegt.
Alles, was getan werden muss, ist, diese Informationen auch in Compass abbildbar zu machen. Und das geschieht primär durch Felder und Verknüpfungen. Allein mit diesen beiden Komponenten kann man sehr viel "spielen" und teils recht raffinierte Arten der Informationsablage realisieren.
Das Wichtigste ist aber, dass das Wort "Ordner" völlig aus dem Wortschatz verschwindet, denn das gibt es bei einer Datenbank nicht. Dort gibt es (in dem hier relevanten Umfang) Tabellen! Und Tabellen kann man filtern!

Zitat:

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Man kann natürlich auch Dinge verändern (vereinfachen), aber die Mitarbeiter tun sich da etwas schwer.

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Schulung, Schulung, und nochmals Schulung!!!
Den Mitarbeitern muss einfach gezeigt werden, wie sie mit dem System umgehen müssen. Wichtig ist dabei erster genannter Punkt, nämlich die Standardisierung. Die Mitarbeiter müssen sehen, dass das System auch was bringt, sonst geht das ganze ziemlich sicher furchtbar daneben.

Zitat:

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Die Gruppierung kann über ein Klassifizierungsfeld geschehen, das aber frei erweiterbar ist.

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Möglichkeiten gibt es viele, die Kunst ist, das ganze einfach zu  halten. Je komplexer die Anforderungen, desto schwieriger wird es, das ganze in Compass umzusetzen, was aber nicht heißen muss, dass das Ergenbnis nicht dennoch einfach zu bedienen ist.

Was ich bei dir einfach raushöre ist, dass bereits zu viel Aktion bei zu wenig Konzept stattfindet, und ich weiß, was rauskommen kann, wenn oben genannte Punkte in den Wind geschlagen werden.

Beschäftige dich eingehend damit, welche Art von Informationen und welche Arbeitsabläufe eigentlich da sind, und was davon in Compass rein muss. Wenn dich selbst nicht so gut mit Compass auskennst (also Aufbau und Struktur von Compass), würde ich dir empfehlen, dich an ein gutes Systemhaus zu wenden, um eine gemeinsam eine Lösung zu erarbeiten.

Ciao, WolfgangE

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An Optimist Is A Person Who Has Not Been Shown All The Facts Yet!!!

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Hallo Axeld,
Natürlich ist schwer, bisherige Strukturen bei Anwendern ein wenig umzubrechen, aber was nützt die Einführung eines neuen Systems, wenn man nicht dazu bereit ist, die Vorgehensweise zu ändern :-)
Wer sich ein Auto kauft, wird keine Pferde davor spannen, oder ;-)

Allen nen schönen Tag

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Hallo Axel,
wenn Du ev. an eine 2. Registerreihe denkst, so ist es eine reine Konfigurationssache ( GUIViews ).
Habe sowas bereits realisiert. Für einen "geübten" Konfigurator ca. 1 Std. Arbeit

Gruß
Waldemar Piatkowski

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Hallo

Wolfgang hat da schon ganz recht!
Wenn die User machen und tun können, wie sie wollen , dann macht ein System wie Compass keinen Sinn.
Ein bißchen umstellen müssen sichdie User schon, aber wenn sie es einmal drin haben werden sie sich ganz schnell dran gewöhnen und sich fragen warum sie früher so ein Chaos erzeugt haben.

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Gruß Gerd 

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Hallo Axel,

Die gleichen Anfordrung haben wir auch und es giebt eine Lösung.
Man kann sogar die Strucktur 1 zu 1 übernehmen.
So genannte unterordner können dann auch angelegt werden.
Vergesse bitte nicht das es keine Ordner sind, sondern nur Sichten.

cideon aus Karlsfeld hat eine Lösung (Projektstruktur)
Gruss
Sam

[Diese Nachricht wurde von sammym am 07. Feb. 2006 editiert.]

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Zitat:

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Original erstellt von sammym:
Hallo Axel,

cideon aus Karlsfeld hat eine Lösung (Projektstruktur)
Gruss
Sam

[Diese Nachricht wurde von sammym am 07. Feb. 2006 editiert.]

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Werbung sind Dinge, die in ein Forum nicht rein gehören, kann durchaus mal sein, dass das weniger gut ankommt.
Es gibt weitaus mehr als nur 1 Systemhaus, das eine Projektstruktur in Compass realisiert hat, und es gibt mehr als eines, das zu Beginn beschriebenes Problem lösen kann.

Grüße, WolfgangE

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Hallo axeld,

die Vorstellung das Compass was mit dem Exporer zu tun haben könne oder so ähnlich funktionieren könne, ist abwegig.
Ich habe selber die eine oder andere Firma um Compass erweitert.
Manch ein langjähriger Mitarbeiter hatte große Probleme sich umzustellen, sie wollten es einfach nicht.
„Wir haben ein System gehabt und das Behalten wir, Basta“

Wolfgang hat da schon recht, da hilft nur „Schulung“, aber auch ein Chef, der seinen Angestellten nahe bringt, wie sie zukünftig zuarbeiten haben, notfalls mit dem nötigen Druck!
Ohne diesen Druck wird das Projekt 100% scheitern!

Die Vorteile von Compass dürfen nicht, wegen ein paar Mitarbeitern der Marke „Wir haben das schon immer so gemacht und wollen nicht anderes!“ Geopfert werden.

Ziel einer jeden Compass Einführung in einem Unternehmen muss es sein, die Arbeitswege einfachen und kürzer und damit schneller zumachen.

Nur so wird sich das Arbeiten mit Compass durchsetzten, andernfalls kann man diese Geldausgabe in die Tonne drücken und einen Schuldigen suchen.......

Auf jeden Fall ist das der falsche Weg!

Mit freundlichen Grüßen aus Norderstedt
Claus

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Hallo Sammym,

so ein Systemhaus gehört auch in die Tonne, die wollen um jeden Preis Geld verdienen,
Werbung ist das so gesehen ja nicht gerade.

Die Philosophie vom Compass ist das jedenfalls nicht!

Mit freundlichen Grüßen aus Norderstedt
Claus

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Hallo Claus,
für die Dokumente eine Explorerstruktur abzubilden ist mit Sicherheit nicht sinnvoll, für Projekte mit Unterprojekten aber schon.

Gruß
Waldemar Piatkowski

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Hallo WPiatkowski,

am wichtigsten finde ich das Compass nicht missbraucht wird, aus einem Eimer macht man keine Teekanne oder so!

Grüße aus Norderstedt

Claus

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Hallo,

Naja, das Thema "Struktur" dürfte wohl eines der größten Probleme
beim einstieg /umstieg in Compass sein.
Man erwartet ja förmlich irgendeine Struktur,die man ja aus Windows täglich gewöhnt ist.
Nehmen wir mal Outlook.
Der verwaltet seine Mails auch in einer Art Datenbank und strukturiert
dann über Pseudo-Ordner,welche auch nix anderes sind als Filter und Abfragen.

Ich glaube kein Mensch möchte hier ein ellenlanges Grid,in welchem
alle Mails auf einem Haufen liegen.
Also nehmen wir mal die Bürodokumente von Compass.
Kann man natürlich prima über verknüpfungen und suchen allem möglichen
und unmöglichem zuordnen.
Genau so ists auch gedacht.
Aber da kann der Admin hundertmal "Schulung" schreien und der Chef noch soviel Druck ausüben,viele Leute haben trotzdem Probleme damit,
weil es so anders funktioniert,wie sie es sonst in Windows gewöhnt sind.

Des Rätsels lösung war bei uns ein schlichtes primitives Icon.
Ich hab einfach mal geschaut,wonach die Leute eigentlich suchen,
wenn sie z.B. alle Angebote von 2005 sehen wollen.
Klar,sie wollen irgendwo draufklicken wo "Angebote 2005" draufsteht.
Lösung: Erweiterte Suche,privat oder öffentlich,je nachdem.
Sieht aber trotzdem noch seltsam aus,mit dem komischen aus Outlook
geklemmten Icon.

Also,flugs ein ChangeField und der Suche ein Ordnersymbol verpasst.
Oh wunder,das Filtern der Liste,oder das benutzen der Spalten ging
dann fast von alleine.

Natürlich muss ich eine ,der Firma angepasste einheitliche Arbeitsweise zugunde legen.
Wir haben dies einmal als Arbeitsanweisungen verfasst und diese als
PDF jedem User in Compass zugänglich gemacht.
(Hinter einem "Hilfe" Icon im öffentlichen Bereich  ).

Recht schnell konnte man dann sehen,wie sich die Leute ihre eigenen
Strukturen im privaten bereich angelegt haben und dann prima damit
arbeiten konnten.

Seit wir das so machen,brauchen wir weder Druck noch Schulung,
die Leute arbeiten einfach damit,weil es ihnen wieder "logisch" erscheint.

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mfg
ftg

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Zitat:

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Original erstellt von ftg:
Hallo,
...
Seit wir das so machen,brauchen wir weder Druck noch Schulung,
die Leute arbeiten einfach damit,weil es ihnen wieder "logisch" erscheint.

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Servus ftg,

dein Beitrag ist völlig richtig. Was ich zur letzten Aussage noch anmerken möchte, ist, dass sich Schulung und Logik nicht ausschließen, im Gegenteil. Ich hab ja selbst viele Compass-Schulungen gehalten. Mein Ziel war es immer, eben die Logik vom System zu vermitteln. Und das hat meist funktioniert.
Und selbst da braucht's nicht "Schulung, Schulung, Schulung", sondern gerade mal ein, vieleicht zwei Tage bei einem Standard-Compass.

Andererseits hatten wir intern in unserem System auch einige Filter bereits in die Ordnerstruktur integriert, weil das System bereits sehr umfangreich ist, aber immer alle Filter für jeden Benutzer anzulegen, das geht nicht. Deshalb sollten die Anwender die Logik ja auch verstehen, um sie dann eben anwenden zu können.

Ist nur meine ganz persönliche Meinung, die "richtige" Variente gibt's wohl eh nicht.

Ciao, WolfgangE

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