Das ist abhängig von Firma, Firmenstruktur, Projekt und auch von welchen Programmen und Dateien du sprichst,
also keine tolle Grundlage "ins Blaue" zu fragen.
Solltest du dich explizit auf AutoCAD von AutoDesk beziehen, so würde meine Antwort wie folgt ausfallen (auch wenn das Thema dann besser im Forum 'Rund um AutoCAD' aufgehoben wäre)
Willst du mit jeder Dateiversion aller ARC-Pläne, die jeweilige Xref in allen Dateien neu referenzieren?
Genau das wäre wohl der Fall wenn ein Datum im Namen ist.
Leider stellt ein Index das gleiche Problem dar.
Um bei Neuerungen wenig Arbeit zu haben gibt es nur zwei Wege:
a) Man benennt die Dateien allgemeingültig um, also ohne Index&Datum.
Dann muss man neue Dateien nur an einem Ort austauschen und fertig.
(ein Art Info-Dateistempel "Datei Name Datum" IN DIE Datei einfügen wäre sinnvoll)
b) Man hat entsprechende Werkzeuge womit man XRefs problemlos Zuordnen/Austauschen kann,
Zugleich im ganzen Verzeichnisbaum.
Was jeweils der beste Weg ist.. dafür gibt es einfach zu viel an Hintergrundinfos die man haben müßte für Entscheidungen.
Das Thema im Ganzen füllt aber ganze Kapitel in Büchern
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