Moin Kristof,
die Ansicht mit den Eigenschaftsspalten, den Unterordnern und dem Ziehen von Dateien gibt es nur innerhalb von Outlook selber. Die Hauptordner, von Outlook in Deutsch spaßigerweise "Datendatei" 
genannt (machmal aber auch Ordner 
), sind je eine pst, mit teilweise riesiger Dateigröße. Das ist gegenüber Einzelnachrichten (msg) unhandlich, scheint aber nötig zu sein für die Such-und Sortierfunktionen.
Ich war schon mal knapp unter 3 GB mit der Haupt-pst, aber dann dauert das Sichern ewig, denn man muss eben immer das gesamt File sichern. Ich versuche jetzt, durch regelmäßiges Einräumen der neuen und erhaltenswerten E-Mails in die einzelnen Projekt-pst-s deutlich unter 500 MB zu bleiben, und die inaktiven Projket-pst nicht mehr anzurühren.
Eine Datendatei, die nur noch Archiv sein soll, muss man schließen, d.h. vor dem Beenden von Outlook in Outlook unsichtbar machen, sonst bekommt sie allein beim nächsten Öffnen von Outlook ein neues Änderungsdatum und steht unnötigerweise schon wieder zum Backup an.
Ich würde, wie Du auch vor hast, immer nur (noch, nach schlechter Erfahrung) die E-Mails selber nach Projekt wegsortieren. Von der automatischen nach dem Datum arbeitenden Archivierfunktion kann ich nur heftigst abraten, denn diese erzeugt zahlreiche leere Ordner, und man in die leeren Ordner gucken und dann von Aktuell in Archiv springen wenn man das Datum nur ungenau weiß. (Das Datum ist halt das Einzige, wonach so ein dummer Computer wirklich sortieren kann.)
Das Projekt und das Unterthema z.B. "Klebemaschine-Deutmann\Auftragskopf\Anfragen" weiß man beim Suchen meist präziser als alles andere (Absender, Betreff, usw. wechseln oft). Außerdem ist eine riesige Archiv-Datei, in die man öfter mal was reinpackt, ebenso unhandlich wie eine zu große Haupt-Datendatei. Und mehrere nach Zeitabschnitt zerteilte Archivdateien wären eine völlig unbrauchbare Lösung. Wenn man in alle hineinschauen muss, hanbe alle eine neues Änderungsdatum. Ein Projekt ist dagegen irgendwann fertig und man kann die zugehörige pst schließen und weiß immer ziemlich genau, was darin ist, bzw. welche Datei man öffnen muss, wenn man etwas Bestimmtes sucht.
Ich mache, je nach Auftragsvolumen, eine pst pro Kunde oder pro Projekt und lege die alle an einem gemeinsamen Ort ab (wo sie auch täglich gesichert werden). Die Dateinamen enthalten die jeweilige Kunden- oder Projektnummer. Umgekehrt, so Jörg schreibt, geht natürlich auch -Geschmachsache.
Die Ablage nach Projekt hat den Vorteil, dass eine offiziell geschlossene pst auch trotz geänderten Datums nicht mehr gebackupt wird, weil der ganze Projektspeicherort als abgeschlossen gilt.
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Roland
www.Das-Entwicklungsbuero.de
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