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Thema: E-Mails zusammen mit den im normalen Dateien speichern (6888 mal gelesen)
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Doc Snyder
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erstellt am: 26. Jan. 2006 19:03  <-- editieren / zitieren -->   Unities abgeben:          
Moin! Ich würde gerne alle meine E-Mails zu den anderen Dateien legen, die ich sehr systematisch nach Kunde und Projekt (und NICHT nach Anwendung!) sortiert in verschiedenen Ordnern ablege, leider legt aber Windows bzw. Outlook die Dateien irgendwo im Verborgenen ab. Dort kann ich zwar die gleiche Ordnung anwenden, aber das ist dann ja doppelte Arbeit und widerspricht meinem System. Ich hätte gerne alle Dokumente zu einem Vorgang beisammen, egal ob Texte, E-Mails oder Zeichnungen. Kann man das irgendwie umstellen, so dass auch die E-Mails bei den normalen Dateien gespeichert werden? Gruß
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Caladia
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erstellt am: 26. Jan. 2006 20:45 <-- editieren / zitieren --> Unities abgeben: Nur für Doc Snyder 
Bin mir jetzt nicht ganz sicher was du meinst? Outlook hat doch bloß eine einzige Datei, die pst Datei (bzw. zusätzliche Benutzer pst-Dateien), wo es die Mails alle reinspeichert. Die ist irgendwo unter C:\Dokumente und Einstellungen\User irgendwas usw. gespeichert. Unter Optionen sollte irgendwo wo genau stehen. Am besten findest du die Datei über Windows-Suche. Bei geschlossenem Outlook kannst du diese auch verschieben. Dann sollte Outlook beim nächsten Start nach dem neuem Standort fragen. ------------------
Gruss
Caladia
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Doc Snyder
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erstellt am: 26. Jan. 2006 20:51 <-- editieren / zitieren --> Unities abgeben:
Zitat:
Original erstellt von Caladia:
Outlook hat doch bloß eine einzige Datei, die pst Datei (bzw. zusätzliche Benutzer pst-Dateien), wo es die Mails alle reinspeichert. Die ist irgendwo...
Ja, und das ist es, was mich stört. Die stecken alle zusammen, bloß weil es E-Mais sind. Kann man die also nicht so ohne weiteres verteilen in die jeweiligen einem Kunden und einem Projekt zugeordneten Verzeichnisse?
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Caladia
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erstellt am: 26. Jan. 2006 21:05 <-- editieren / zitieren --> Unities abgeben: Nur für Doc Snyder
Höchstens so: Projekt a.pst Projekt b.pst Projekt c.pst usw. Das könnte schon hinhauen. Dann müsstest du die ankommenden Mails in die jeweligen pst's verschieben. Ich bin mir aber nicht sicher ob Outlook eine maximale Anzahl von gleichzeitig geladenen pst's verträgt. Da spielt sicher auch Systemleistung eine Rolle. Pst-Dateien können auch wenn sie nicht allzuviele Daten Enthalten schon 1-2 GB betragen. Ich hab festgestellt, auch wenn man ab und an etwas aus einer Datei in eine andere verschiebt diese dadurch nicht kleiner wird, obwohl in der Ausgangsdatei nichts mehr vorhanden ist. Es käme auf den Versuch an. Bevor du irgendwie etwas darn anfängst solltest du auf jedenfall die orginal pst sichern. Die fließt bei mir ohnehin immer mit in die Datensicherung ein. ------------------
Gruss
Caladia
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bgischel
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erstellt am: 26. Jan. 2006 21:11 <-- editieren / zitieren --> Unities abgeben: Nur für Doc Snyder
Hallo Roland, würde theoretisch, praktisch m.E. funktionieren. Du müßtest pro Kunde eine KundeXYZ.pst anlegen. Der Speicherort der neuen KundeXYZ.pst ist beliebig. Alle Mails von/an den Kunden dann entsprechend per Regeln etc. organisieren das sie auch in der entsprechenden KundeXYZ.pst landen. Das zum einfachen Fall. Schwieriger wird es wenn Du auch noch unter dem Kunden die Mails in Projekte aufsplitten möchtest. Würde dann auch wieder über eine extra *pst klappen. Ob das dann noch sinnvoll ist ist eine andere Geschichte aber nicht unmöglich. Ich habe mir diese Trennung geschaffen da mir mal dummerweise die "Haupt*pst" bei 2GB geplatzt ist und ich nach Alternativen gesucht habe wie ich das in Zukunft vermeiden kann... Grüße
Bernd ------------------
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bgischel
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erstellt am: 26. Jan. 2006 21:12 <-- editieren / zitieren --> Unities abgeben: Nur für Doc Snyder
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Doc Snyder
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erstellt am: 26. Jan. 2006 23:27 <-- editieren / zitieren --> Unities abgeben:
Zitat:
Original erstellt von Caladia:
... die ankommenden Mails in die jeweligen pst's verschieben.
...auf jedenfall die orginal pst sichern. Die fließt bei mir ohnehin immer mit in die Datensicherung ein.
Erscheinen die verschiedenen pst auch so geordnet in der Spalte links wie bisher die Ordner? Das würden bei mir nämlich sehr viele werden, und ich müsste sie deshalb auch gruppieren, aber ob das geht... Datensicherung würde ich auch liebend gern davon machen, aber ich finde keine original pst auf ganz c:. Wo isn die? Oder hat die bei OutlookExpress eine andere Extension? Äh, hätte ich vielleicht vorher erwähnen müssen, dass ich OutlookExpress verwende (hab die hiesige Sysinfo erst jetzt ausgefüllt, sorry)? Wie sieht das überhaupt aus, mit Outlook und OutlookExpress, das sind ja verschiedene Programme. Ich beabsichtige aber, demnächst auf Outlook zu wechseln. Kann ich dann die Daten vom einen ins andere übertragen? Gruß
Roland [Diese Nachricht wurde von Doc Snyder am 26. Jan. 2006 editiert.] Eine Antwort auf diesen Beitrag verfassen (mit Zitat/Zitat des Beitrags) IP |
Caladia
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erstellt am: 27. Jan. 2006 00:09 <-- editieren / zitieren --> Unities abgeben: Nur für Doc Snyder
Ja Outlook-Express und die Vollversion Outlook sind 2 verschiedene paar Schuhe. Die Express Version benutzt andere Dateien. Das sind dbx Dateien. Da ist jeder Ordner Eingang, Ausgang, Gesendete Objekte, Entwürfe, Mülleimer usw. - das sind alles seperate Dateien. Man kann ein Verzeichniss wählen wo alle diese Ordner gespeichert werden z.B. c:\Projekte\Email das gilt für alle. Dieser Ordner wird unter Optionen Wartung eingestellt. Die Mailvormate (Express eml und Vollversion irgendwas mit m muss ich nachgucken) sind jedenfalls nicht identisch. Ob man die einfach übertragen kann bin ich überfragt. ------------------
Gruss
Caladia
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Doc Snyder
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erstellt am: 27. Jan. 2006 02:42 <-- editieren / zitieren --> Unities abgeben:
Zitat:
Original erstellt von Caladia:
...Dieser Ordner wird unter Optionen Wartung eingestellt.
Oh! Ja! Jetzt hab ich sie gefunden, die dbx-Dateien, ganz viele, für jedes Unterverzeichnis eine, aber etwas anfangen damit kann ich nicht. Es geht mir ja auch darum, mein Notebook zu synchronisieren, aber das probeweise Kopieren dieser Dateien da hin, wie es auch das Dateiabgleichtool machen würde, reicht offenbar nicht. Der Inhalt ist auch irgendwie komprimiert oder verschlüsselt (weswegen z.B. auch meine Suche nach Dateien anhand darin enthaltenen Textes erfolglos blieb). Kann man diese Dateien überhaupt normal verwalten? Das Umstellen des Speicherortes gelingt mir ebenfalls nicht. Ich kann zwar unter Extras/Optionen/Wartung/Speicherordner einen anderen Ordner wählen, aber dann kommt die Meldung "Der Speicherort wird erst bei einem Neustart von Outlook Express geändert." Wenn ich das Programm dann schließe und neu starte, ist Alles wieder beim Alten. Gruß
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bgischel
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erstellt am: 27. Jan. 2006 07:22 <-- editieren / zitieren --> Unities abgeben: Nur für Doc Snyder
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U_Suess
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erstellt am: 27. Jan. 2006 08:05 <-- editieren / zitieren --> Unities abgeben: Nur für Doc Snyder
Hallo Roland, bin zwar kein Experte bei Outlook, aber beim Durchlesen der Antworten kam mir so eine Idee.  Du hast doch in Outlook die Möglichkeit, verschiedene Ordner anzulegen, in die Du die Mails verschieben/kopieren kannst. Du legst Dir also für jedes Projekt einen Ordner an. Aber das ist nur die halbe Arbeit. Dann alle eintreffenden Mail von Hand oder automatisch einsortieren. Jetzt kommt aber noch eine Einstellung, damit die Mails auch außerhalb der einzig wahren *.pst-Datei gespeichert werden können. Du rufst die Eigenschaften des jeweiligen Ordners auf und stellst dort die AutoArchivierung ein. Je nachdem, wie lange Du die Mails ohne Umwege im Outlook haben willst, gibst Du eine Zeitspanne vor und wählst eine Archivdatei aus, in die die älteren Mails verschoben und archiviert werden. Wo sich diese Datei befindet, kannst Du entsprechend Deinen Vorstellungen einstellen und auch die Namensvergabe ist nicht weiter reglementiert. Nach Abschluß des Projektes setzt Du dann die Zeit auf die kleinste Möglichkeit und hast dann ein Archiv, was alle Mails zu dem Projekt enthält. Die Mails bekommst Du natürlich nur wieder in Outlook zu sehen, wenn Du das Archiv explizit öffnest.
Bedenke aber dabei, dass die gesendeten Mials ja auch irgendwie da rein müssen.
HTH ------------------
Gruß
Udo  Keine Panik, Du arbeitest mit Pro/E! Und Du hast cad.de gefunden!  Eine Antwort auf diesen Beitrag verfassen (mit Zitat/Zitat des Beitrags) IP |
StefanBerlitz
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entsprechend und mache dir
außergewöhnliche Taktiken zunutze.
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erstellt am: 27. Jan. 2006 09:17 <-- editieren / zitieren --> Unities abgeben: Nur für Doc Snyder
Hallo Roland, ich hab von einem Kollegen mal ein Makro bekommen, dass durch einen Outlookordner geht und alle Mails inklusive Anhänge nach einem Schlüssel als einzelne Dateien abspeichert. Er wiederum hat sich das aus diversen öffentlichen Quellen zu Outlookmakros "zusammengeklaut". Das kombiniert mit den Ordnern von Outlook, wo du zunächst in Outllok sortierst und dann komplette "Kundenordner" exportierst sollte deine Aufgabe lösen. Ich hab das Makro mal drangehangen (vielen Dank an Thomas Matthies dafür), dass musst du in dein Profil unter C:\Dokumente und Einstellungen\ANMELDENAME\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook legen und dann Outlook neu starten, zur Bequemlichkeit am besten ein Icon einrichten, dass die Funktion "AllesSpeichern" aufruft, sonst über Extras/Makros Ist wie gesagt zusammengeklaubt und nicht besonders schön, erfüllt aber seinen Zweck  Ciao,
Stefan ------------------
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Caladia
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erstellt am: 27. Jan. 2006 12:44 <-- editieren / zitieren --> Unities abgeben: Nur für Doc Snyder
Hab nun mal wegen der Übertragung nachgeschaut. Also einfach von einem Programm ins andere reinziehen geht nicht. Bliebe nur die Import/Exportfunktion. Da gibt es unter beiden Versionen unter Datei den Assistenten dafür. Hab grad mal bei einem Jungfräulichem Outlook-Express nachgeschaut, welches hier im Büro auf dem Rechner hab. Verzeichnis umgestellt und es ist nach dem Neustart das ausgewählte.
Da hatte ich keine Probleme. (Ähm? Ich erwähne es noch kurz weil das manchmal das nicht verstellen erklärt. Ich hab Admin-Rechte und Win-XP home)
------------------
Gruss
Caladia
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Mario Wipf
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erstellt am: 31. Jan. 2006 13:54 <-- editieren / zitieren --> Unities abgeben: Nur für Doc Snyder
Hallo Roland Ich habe eure Diskussion nur schnell überflogen weiss nicht ob Dir das was hilft: Bei meiner Diplomarbeit habe ich outlook auf der einen Bildschirmhälfte und nen Explorer auf der anderen Bildschirm Hälfte geöffnet. Im Explorer wählst Du dann den Speicherort für die Projektbezogenen Dateieu und ziehst dann die Dateien einfach aus Outlook heraus in den Explorer. Es wird die Datei mit Inhalt kopiert und keine Verknüpfung erstellt. Nützt Dir das vieleicht was ? Einziger Nachteil um die Datei anzeigen zu können muss natürlich Outlook installiert sein, was ja in Deinem Fall sicher zutrifft. Gruss Mario [Diese Nachricht wurde von Mario Wipf am 06. Feb. 2006 editiert.] Eine Antwort auf diesen Beitrag verfassen (mit Zitat/Zitat des Beitrags) IP |
Doc Snyder
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erstellt am: 13. Mrz. 2006 13:10 <-- editieren / zitieren --> Unities abgeben:
Moin! Habe eben mal im Zuge einer Aufräumaktion den Ordner mit den E-Mails umbenannt, der seit ein paar Wochen bei den normalen Dateien liegt. Dann habe ich in Outlook-Express den neuen Namen unter "...Wartung" eingetragen. Und was macht dieses Ungeheuer: bügelt ohne jede Warnung alles platt, was es selber eine Minute vorher noch dort gespeichert hat.  Was soll man dazu noch sagen?  Und fragt mich nicht nach dem letzten Backup!  Gruß
Roland Eine Antwort auf diesen Beitrag verfassen (mit Zitat/Zitat des Beitrags) IP |
Caladia
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erstellt am: 01. Sep. 2006 17:02 <-- editieren / zitieren --> Unities abgeben: Nur für Doc Snyder
Ich hol das Thema mal wieder nach oben. Bin nähmlich seit einiger Zeit schon dran endlich mein Office upzudaten. Das heißt auch: Outlook! Nun Office XP ist schon auf anderen Rechnern installiert, doch (hier kommt das Problem) diese können weder auf die pst Dateien (die ganzen Archive die ich angelegt habe) noch auf die msg Dateien zurückgreifen die ich von 2000 unter die Projekte abgespeichert habe um sie so wenigstens von der höheren Version lesen zu können! Wat nu? Ich kann doch nicht bis ins Jahr 3000 mit dem ollen Office rumhantieren?  ------------------
Gruss
Caladia
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bgischel
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erstellt am: 01. Sep. 2006 17:29 <-- editieren / zitieren --> Unities abgeben: Nur für Doc Snyder
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erstellt am: 01. Sep. 2006 17:40 <-- editieren / zitieren --> Unities abgeben: Nur für Doc Snyder
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bgischel
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erstellt am: 01. Sep. 2006 17:52 <-- editieren / zitieren --> Unities abgeben: Nur für Doc Snyder
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erstellt am: 04. Sep. 2006 15:06 <-- editieren / zitieren --> Unities abgeben: Nur für Doc Snyder
Umgestellt! Instalieren ist schnell, aber der Rest  Da solte man sich recht viel Zeit nehmen um seine ganzen Archive in neue pst einzulesen. Das dauert... Alle hab ich noch nicht, das mach ich dann nach und nach. Die msg abspeichern hät ich mir ganz sparen können (da ist kein rankommen mehr (aber auch nicht alle - manche sind noch lesbar, andere werden leer angezeigt - wenigstens waren das nicht allzuviele, nur ne Handvoll Test's unter den aktuellen Projekten)
Aber wenigstens hab ich nun ja alle noch in den pst Dateien.
------------------
Gruss
Caladia
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bgischel
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erstellt am: 04. Sep. 2006 15:13 <-- editieren / zitieren --> Unities abgeben: Nur für Doc Snyder
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Caladia
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erstellt am: 04. Sep. 2006 15:22 <-- editieren / zitieren --> Unities abgeben: Nur für Doc Snyder
Die msg die seperat unter den Projekten abgespeichert wurden, sind teilweise nicht mehr lesbar. -> Futter für den Papierkorb Die gleiche Mail noch in der pst eingebunden und ins neue Format übertragen schon. Ja  ------------------
Gruss
Caladia
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bgischel
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erstellt am: 04. Sep. 2006 16:00 <-- editieren / zitieren --> Unities abgeben: Nur für Doc Snyder
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erstellt am: 22. Jan. 2007 09:47 <-- editieren / zitieren --> Unities abgeben: Nur für Doc Snyder
Hallo bgischel, bin neu hier und habe aber direkt beim Durchlesen dieser Beiträge den Bezug zu meinem Problem gefunden. Ich speichere meine Emails mit 'speichern unter' ab und bekomme dabei das Fenster wie in Deinem Beitrag vom 27.Jan2006 um 07.22 Uhr abgebildet. Ich möchte nun unter 'Dateityp' den Typ .msg an erster Stelle haben um nicht immer das Fenster aufklappen zu müssen um .msg zu markieren. Kann mir jemand mitteilen, wie ich das bewerkstelligen kann bzw. wie man die Reihenfolge im Fenster 'Dateityp' verändern kann? Vielen Dank im voraus. Gruss Werner160 Eine Antwort auf diesen Beitrag verfassen (mit Zitat/Zitat des Beitrags) IP |
bgischel
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erstellt am: 22. Jan. 2007 10:05 <-- editieren / zitieren --> Unities abgeben: Nur für Doc Snyder
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erstellt am: 22. Jan. 2007 13:28 <-- editieren / zitieren --> Unities abgeben: Nur für Doc Snyder
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bgischel
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erstellt am: 22. Jan. 2007 13:35 <-- editieren / zitieren --> Unities abgeben: Nur für Doc Snyder
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Doc Snyder
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erstellt am: 22. Jan. 2007 14:36 <-- editieren / zitieren --> Unities abgeben:
Moin! Ich habe das Problem inzwischen ganz anders gelöst, und zwar gleichzeitig mit der Notwendigkeit, die Outlook.pst kleiner zu machen ohne das blinde automatische Archivieren laufen zu lassen. Auslöser war, dass mir das exzessive Anlegen von zusätzlichen Kopien gar nicht gefiel, dass die vielen Mails mein Proiektverzeichnis überschwemmten und dass dabei außerdem die Unterscheidung der einzelnen Nachrichten kaum mehr möglich ist. Da wird z.B. als Dateiname der Betreff genommen, aber der ist ja oft bei mehrfachen Hin-und-her-Antworten gleich, das taugt nix. Überdies zeigt das Datum nur den Zeitpunkt der Dateierzeugung und hat mit dem Sendedatum überhaupt nix zu tun. Suchen und sortieren nach z.B. Absender oder so kann man damit auch überhaupt nicht. Ich musste erst entdecken, dass es eine ganz normale Outlook-Funktionalität ist, viele verschiedene "Datendateien" (*.pst) anzulegen und parallel zu benutzen. So gibt es jetzt bei mir zu jedem Projekt auch eine eigene "Datendatei" , die die zu dem Projekt gehörenden Mails enthält und die mit den Projektdaten zusammen gesichert wird und ggf. nach Projektende auch vom Arbeitsrechener ins Archiv wandert. So bleibt mein aktuelles pst schlank, auch das Projekt hat nur diese eine Postmappe und ich habe immer alles Zusammengehörige zusammen. Natürlich kann man dem jeweiligen Projekt.pst von außen nicht ansehen, was drin ist, aber das sind halt Datenbankdateien, und diese werden eben mit Outlook angesehen.  ------------------
Roland
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erstellt am: 22. Jan. 2007 14:47 <-- editieren / zitieren --> Unities abgeben:
Nachtrag: Man muss dabei darauf achten, diejenigen Projekt.pst's die nicht benutzt werden, in Outlook auch abzumelden (zu "schließen"), denn sonst bekommen die jedesmal wenn Outlook gestartet wird das neueste Datum und müssen gebackupt werden, obwohl nichts darin geändert wurde. Seit ich auf diese Weise kleine handliche pst's habe, die auch größtenteils friedlich und unverändert auf der Platte ruhen, kann ich auch ohne Probleme die Mails auf dem Notebook synchronisieren, indem ich jetzt auch die pst's in das normale Synchronisieren mit einschließe. (Nur das gleichzeitige Arbeiten auf beiden Rechnern mit Outlook ist nicht abgedeckt, aber darauf kann ich gut verzichten.) ------------------
Roland
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Jörg Schwenke
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erstellt am: 23. Feb. 2007 08:15 <-- editieren / zitieren --> Unities abgeben: Nur für Doc Snyder
Moin zusammen, wir verwenden projektbezogene PST, das heisst für jedes Projekt wird eine PST angelegt, diese PST wird in das Outlook des/der Bearbeiter(s) eingebunden. Funktioniert soweit prima, die entsprechende Disziplin vorausgesetzt, den ein- und ausgehenden Mailverkehr auch in die Projekt-PST zu verschieben. Problematisch war nur die Tatsache, dass Outlook von Haus aus nicht mehrbenutzerfähig ist. Haben mehrere Bearbeiter die Projekt-PST in ihr Outlook eingebunden, kann immer nur einer darauf zugreifen. Haben wir gelöst durch ein (zugegeben kostenpflichtiges) Tool.
Public Sharefolder http://www.publicshareware.de/ ------------------
Jörg Eine Antwort auf diesen Beitrag verfassen (mit Zitat/Zitat des Beitrags) IP |
EEAN
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erstellt am: 22. Aug. 2008 12:10 <-- editieren / zitieren --> Unities abgeben: Nur für Doc Snyder
Hi @ all, Für alle die keine pst Dateien nutzen möchten, hier ein kleiner Umweg zur Mail Speicherung: Die zu speichernden Mails einfach markieren und dann per RMT auf weiterleiten.... In dem neuen Fenster einfach alle Anhänge markieren(Strg+A), dann kopieren (Strg+C) und nun einfach am gewünschten Ort im Explorer wieder einfügen... C:\Projekt\Name\Mails..... oder so... Nachteil dessen: die Mails verlieren in der Exploreransicht die Zeit des Originalen Empfangs und werden somit zeitlich nicht mehr zuordnungsbar aus dem Explorer selbst.. In der Mail jedoch ist Sie wieder sichtbar. Eine Antwort auf diesen Beitrag verfassen (mit Zitat/Zitat des Beitrags) IP |
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