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Autor Thema:  Zellbezüge in andere Dateien (3157 mal gelesen)
Doc Snyder
Ehrenmitglied V.I.P. h.c.
Dr.-Ing. Maschinenbau, Entwicklung & Konstruktion von Spezialmaschinen



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erstellt am: 20. Mrz. 2012 13:41    Editieren oder löschen Sie diesen Beitrag!  <-- editieren / zitieren -->   Antwort mit Zitat in Fett Antwort mit kursivem Zitat    Unities abgeben: 1 Unity (wenig hilfreich, aber dennoch)2 Unities3 Unities4 Unities5 Unities6 Unities7 Unities8 Unities9 Unities10 Unities

Moin!

Ich verzweilfe zusehends an einem Problemkomplex, zu dem ich hier auch schon schon oft etwas gefragt habe, mit dem ich aber nach wie vor Schwierigkeiten habe. Immer mehr komme ich zu der Überzeugung, dass so etwas mit Excel einfach grundsätzlich nicht stabil funktionieren kann. Der Fall liegt folgendermaßen:

Mehrere Kollegen und auch ich schreiben in jeweils ein persönliches xls ihre Arbeitszeitprotokolle; jeweils ein Tabellenblatt pro Monat, auf dem für jeden Monat getrennt auch die Gesamtsumme und die Teilsummen für die verschiedenen Projekte gebildet werden. Das ist soweit (bzw. inzwischen dank Eurer Tips) auch kein Problem (mehr).

Übel wird es (bzw. mir    ) nun dafür umso mehr bei der Gesamtabrechnung. Dafür muss ich die Projektsummen aus den verschiedenen xls der Kollegen zusammenziehen, und das mache ich (bisher noch  ) mit einem weiteren xls, das sich über externe Zellbezüge die Werte aus den anderen Tabellen holt, die immer alle brav auf aktuellem Stand auf einem zentralen Rechner abgeliefert werden.

Mein Problem ist, dass diese externen Zellbezüge so schrecklich unstabil sind!

Wird z.B. in einer Kollegen.xls für ein neues Projekt eine neue Zeile eingefügt, ändert sich der Zeilenindex, woraufhin die Bezüge in der Gesamt.xls falsch greifen. Das lässt sich nur vermeiden, indem man solche Änderungen nur dann ausführt, während beide Dateien auf einem Rechner gemeinsam geöffnet sind. So kann man das zwar machen, das ist aber sehr unpraktisch und IMHO auch gefährlich, denn eigentlich soll eine Kollegen.xls ausschließlich von den jeweiligen Kollegen geändert werden, und wenn die extern arbeiten, birgt es zusätzliche Risiken und Schwierigkeiten, eine Zwischenversion wieder zurück zu schicken und einzupflegen, bevor wieder neue Einträge gemacht werden.

Noch schlimmer ist es, wenn bei den Dateien auf dem zentralen Rechner Name oder Pfad geändert werden. Was dann geschieht, habe ich noch nicht ganz durchdrungen, jedenfalls stört es die Bezügen natürlich auch; es lässt sich aber nicht immer ganz vermeiden. Manchmal lassen sich die Bezüge dann durch Neuzuweisung wieder herstellen, manchmal aber auch nicht, und nie kann man sicher sein, ob die importierten Zahlen noch stimmen oder schon wieder nicht. D.h. ich sehe mich gezwungen, sämtliche Zahlen doch wieder von Hand einzeln durchzuprüfen, so dass ich mit Papier und Bleistift vermutlich genauso schnell wäre. 

Meine Fragen:

Ist es überhaupt mögtlich, so etwas mit Excel stabil zu organisieren?

Wie macht man das dann fachgerecht?

Oder soll ich es lieber ganz lassen?

------------------
Roli  
www.Das-Entwicklungsbuero.de

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ThoMay
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erstellt am: 20. Mrz. 2012 13:54    Editieren oder löschen Sie diesen Beitrag!  <-- editieren / zitieren -->   Antwort mit Zitat in Fett Antwort mit kursivem Zitat    Unities abgeben: 1 Unity (wenig hilfreich, aber dennoch)2 Unities3 Unities4 Unities5 Unities6 Unities7 Unities8 Unities9 Unities10 Unities Nur für Doc Snyder 10 Unities + Antwort hilfreich

Hallo Doc

Für solche Anwendungen ist Excel meiner Meinung nach nicht ganz so geeignet.
Alle Zeiterfassungssysteme laufen als Datenbank.
Bei dir halt auf Access.

Dort ist die Datenbearbeitung und die Synkonisation der Daten wesentlich besser zu organisieren. Auch das zusammenarbeiten mit mehreren an ein und dem selben Datensatz.

Gruß
ThoMay

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Doc Snyder
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erstellt am: 20. Mrz. 2012 14:14    Editieren oder löschen Sie diesen Beitrag!  <-- editieren / zitieren -->   Antwort mit Zitat in Fett Antwort mit kursivem Zitat    Unities abgeben: 1 Unity (wenig hilfreich, aber dennoch)2 Unities3 Unities4 Unities5 Unities6 Unities7 Unities8 Unities9 Unities10 Unities

Zitat:
Original erstellt von runkelrübe:
Hi Roland,
per PM, da ich nicht weiß, ob ich am Thema vorbeischreibe. 

Den Hinweis bzgl. geschlossener Mappen, den ich Dir damals gegeben hab, hast Du noch im Kopf? Hilft dieser andere Weg Dir evtl. weiter? Also entweder die Variante VBA und Mappen gleich mit öffnen lassen oder (ungetestet und nicht nochmal gelesen heute) die Variante mit nem Excel4Macro.

lg,
ruebe


Nee, doch, passt schon.

Das aktuelle Problem ist, wie ich soeben erkannt habe, dass im Zuge der normalen Pflege der Datenstruktur alle Kollegen.xls des laufenden Jahres in ein Unterverzeichnis geschoben wurden. Eigentlich müsste man die jetzt nach meinem Verständnis nur neu zuweisen, aber das klappt irgendwie nicht. Stattdessen holt sich dieses hinterhältige Luder von Gesamt.xls die alten Daten aus irgendeinem geheimen Versteck, ohne das irgenwie anzuzeigen. Das ist doch pervers!

Was beim automatischen Mitöffnen der Kollegen.xls passieren würde, weiß ich nicht, weil ich es noch nicht ausprobiert habe. Ich muss auch sagen, dass ich keine Lust habe, erst ein ganzes Arsenal von Anwenderprogrammen erstellen zu müssen, nur um ein paar Zahlen geregelt zusammenzählen zu können.

Entweder Excel kann das so, oder halt nicht.

Es sieht ja inzwischen immer mehr nach Letzterem aus...

------------------
Roli  
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Winston Wolf
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Ich löse Probleme

erstellt am: 20. Mrz. 2012 14:20    Editieren oder löschen Sie diesen Beitrag!  <-- editieren / zitieren -->   Antwort mit Zitat in Fett Antwort mit kursivem Zitat    Unities abgeben: 1 Unity (wenig hilfreich, aber dennoch)2 Unities3 Unities4 Unities5 Unities6 Unities7 Unities8 Unities9 Unities10 Unities Nur für Doc Snyder 10 Unities + Antwort hilfreich

Hallo Roland,
die Datenbanklösung ist wahrscheinlich die bessere 

Ich würde es vielleicht mit einem Marko versuchen und vom "Kollegen" die Daten in die "Gesamtabrechnung" schicken. Wenn der Pfad nicht erreichbar ist, dann kannst Du das bestimmt im Makro abfangen und einen neuen Pfad wählen.

just my 2 cents

WW

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ThoMay
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erstellt am: 20. Mrz. 2012 19:50    Editieren oder löschen Sie diesen Beitrag!  <-- editieren / zitieren -->   Antwort mit Zitat in Fett Antwort mit kursivem Zitat    Unities abgeben: 1 Unity (wenig hilfreich, aber dennoch)2 Unities3 Unities4 Unities5 Unities6 Unities7 Unities8 Unities9 Unities10 Unities Nur für Doc Snyder 10 Unities + Antwort hilfreich

Hallo nochmals Roland.

Nur so eine Idee:

Die Gesamt Daten als Acces und die Kollegen - Daten weiterhin als Excel.
Müsste sich recht einfach realisieren lassen.
Musst nur kontrollieren, in wie weit die Daten bei geöffneten Kollegen- Mappen mit sychronisiert werden.
Ist schon eine Weile her, das ich mit Access unterwegs war.

Gruß
ThoMay

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Doc Snyder
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erstellt am: 17. Jun. 2012 17:21    Editieren oder löschen Sie diesen Beitrag!  <-- editieren / zitieren -->   Antwort mit Zitat in Fett Antwort mit kursivem Zitat    Unities abgeben: 1 Unity (wenig hilfreich, aber dennoch)2 Unities3 Unities4 Unities5 Unities6 Unities7 Unities8 Unities9 Unities10 Unities

Moin!

Inzwischen bin ich so durchgenervt mit der oben beschriebenen Geschichte, dass ich das Ganze nun ernsthaft auf eine bessere Basis als Excel stellen will. Nach den bisherigen Empfehlungen denke ich, dass ich das zunächst mit Access probieren werde.

Wie und wo kann ich mich da am besten einarbeiten?

Welche Bücher resp. Kurse sind empfehlenswert?

Welche Access-Foren sind empfehlenswert?

Oder gibt es andere Empfehlungen für eine Basis-Software?

Oder gibt es fertige (empfehlenswerte!) Software für den eingangs beschriebenen Zweck?

------------------
Roland  
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Sundermeyer
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erstellt am: 17. Jun. 2012 23:36    Editieren oder löschen Sie diesen Beitrag!  <-- editieren / zitieren -->   Antwort mit Zitat in Fett Antwort mit kursivem Zitat    Unities abgeben: 1 Unity (wenig hilfreich, aber dennoch)2 Unities3 Unities4 Unities5 Unities6 Unities7 Unities8 Unities9 Unities10 Unities Nur für Doc Snyder 10 Unities + Antwort hilfreich

Hallo miteinander,

wie wäre es wenn Du den Zellen aus denen Du die Werte lesen willst Namen gibst??

Dann müßtest Du doch immer die richtige Zelle treffen.

------------------
Gruß
Jürgen Sundermeyer

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Doc Snyder
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erstellt am: 18. Jun. 2012 12:06    Editieren oder löschen Sie diesen Beitrag!  <-- editieren / zitieren -->   Antwort mit Zitat in Fett Antwort mit kursivem Zitat    Unities abgeben: 1 Unity (wenig hilfreich, aber dennoch)2 Unities3 Unities4 Unities5 Unities6 Unities7 Unities8 Unities9 Unities10 Unities

Moin!

Ja, verstehe. Das wäre zwar unempfindlich gegen Zeilenverschiebung, dafür müsste ich dann aber jede Verknüpfung einzeln herstellen. Nicht viel besser, finde ich.

Ich glaube, ich sollte das Ganze mal mit einer Fachkraft detailliert durchsprechen. So im Forum ist zwar nett, aber sämtliche Aspekte dieser Anwendung schriftlich darzustellen, geht nicht so gut.

Hat nicht jemand Lust, mich in Hamburg zu besuchen?  Es ist sehr schön hier und gibt viel zu sehen! 

------------------
Roland  
www.Das-Entwicklungsbuero.de

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Doc Snyder
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erstellt am: 25. Jun. 2012 21:29    Editieren oder löschen Sie diesen Beitrag!  <-- editieren / zitieren -->   Antwort mit Zitat in Fett Antwort mit kursivem Zitat    Unities abgeben: 1 Unity (wenig hilfreich, aber dennoch)2 Unities3 Unities4 Unities5 Unities6 Unities7 Unities8 Unities9 Unities10 Unities

Moin!

Wo sich hier dermaßen viele Alternativen für andere Programme, Dienstleister und Kurse auftun  , ist es wohl doch besser, selber mein Excel-Konstrukt stückchenweise weiter zu verbessern und weiter hier im Forum zu fragen. Ich bin ziemlich sicher, dass es zu meinen blind über Zellinidices laufenden externen Verknüpfungen bessere Alternativen gibt.

Es gibt da nämlich IMMER eine Spalte mit der eindeutigen Nummer des Projektes, zu dem der in der Zelle daneben stehende Summand gehört. Diese Projektnummern brauchen wir ja sowieso, denn daran orientieren sich die menschlichen Nutzer. Ich müsste jetzt nur noch erreichen, dass auch Excel nicht nach den Zeilennummern geht, sondern nach dieser Projektnummer schaut, dann müsste ja schon gleich alles viel stabiler werden. Zumindest würde man nicht mehr mit dem Einfügen einer Zeile alles zerschießen.

Ich versuche es mal in Worten:

"=Inhalt der ersten Zelle in jener Spalte, neben der rechts das geschrieben steht, was neben dieser Zelle hier links geschrieben steht"

Wie schreibt man das auf Excelisch

------------------
Roland  
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Thomas Harmening
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Das Innerste geäussert
und aufs Äusserste verinnerlicht

erstellt am: 26. Jun. 2012 00:09    Editieren oder löschen Sie diesen Beitrag!  <-- editieren / zitieren -->   Antwort mit Zitat in Fett Antwort mit kursivem Zitat    Unities abgeben: 1 Unity (wenig hilfreich, aber dennoch)2 Unities3 Unities4 Unities5 Unities6 Unities7 Unities8 Unities9 Unities10 Unities Nur für Doc Snyder 10 Unities + Antwort hilfreich

Zitat:
Original erstellt von Doc Snyder:
Ich versuche es mal in Worten:

[b]"=Inhalt der ersten Zelle in jener Spalte, neben der rechts das geschrieben steht, was neben dieser Zelle hier links geschrieben steht"

Wie schreibt man das auf Excelisch?    [/B]


versuche es lieber bildlich oder mit nativen Daten - dieser Satzinhalt hinterlässt zuviel Unklarheit... -zumindest bei mir;-)

2 Zellen nebeneinander in der Zeile mit dem gleichen Inhalt?

und auch nach 10mal durchlesen, - ne, wird nicht besser... ;-)

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ThoMay
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erstellt am: 26. Jun. 2012 05:39    Editieren oder löschen Sie diesen Beitrag!  <-- editieren / zitieren -->   Antwort mit Zitat in Fett Antwort mit kursivem Zitat    Unities abgeben: 1 Unity (wenig hilfreich, aber dennoch)2 Unities3 Unities4 Unities5 Unities6 Unities7 Unities8 Unities9 Unities10 Unities Nur für Doc Snyder 10 Unities + Antwort hilfreich

Hallo und einen guten Tag Dottore.

Also nochmal so eine Idee von mir.
In der Kollegenmappe immer ein Blatt als Letztes anhängen.
In diesem Blatt die Ergebnise welches du als Zahlenwerte in deine Gesamttabelle haben willst.

Wird nun eine Zeile bzw Spalte durch Kollege hinzugefügt, ändert sich der Verweis auf die zelle in dem Letzten Blatt und nicht in dem Gesamtblatt.

Vielleicht hilft das weiter.


Vieleicht augh als Alternative (Wenn du MS Exchamge Server hast). Outlook ist für mich mehr als ein Postverwaltungssystem sonder ein ziehmlich gutes Führungssystem.


Gruß
ThoMay

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runkelruebe
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erstellt am: 26. Jun. 2012 08:08    Editieren oder löschen Sie diesen Beitrag!  <-- editieren / zitieren -->   Antwort mit Zitat in Fett Antwort mit kursivem Zitat    Unities abgeben: 1 Unity (wenig hilfreich, aber dennoch)2 Unities3 Unities4 Unities5 Unities6 Unities7 Unities8 Unities9 Unities10 Unities Nur für Doc Snyder 10 Unities + Antwort hilfreich

Moin Roland,

ick kenn Dir doch  
Du kannst nicht garantieren, dass die Projektnummer(nspalte) a) sortiert ist und b) eine Nummer nicht mehrfach auftaucht.

Solltest Du das doch können, wäre alles, was VERWEIS-Funktionen sind, etwas für Dich.
Hab hier als ersten Schuß mal was, wie ich Deine Forderung verstanden habe, bzw. wie ich mir dachte, dass Du sie wirklich meintest ;-). Ich glaube nämlich z.B. nicht, dass Du "die erste Zelle der Spalte" suchst, aber ohne den Aufbau Deiner Tabelle zu kennen, ist es eher Hühnergebeinwerferei.
Is noch ausbaufähig:

Voraussetzungen:
Auszugebender Inhalt: A1:A5
Projektnummern: B1:B5
Eingabezelle für die zu suchende Projektnummer: E1
Formel in F1: =BEREICH.VERSCHIEBEN(B1;RANG(E1;B1:B5;1)-1;-1)

[rredit] Ansonsten z.B. bei http://www.excelformeln.de/formeln.html schauen, die haben einige interessante Verweisfunktionen auf Lager  [/rredit]


------------------
Gruß,
runkelruebe          Herr Kann-ich-nich wohnt in der Will-ich-nich-Straße...

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joeycool
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erstellt am: 26. Jun. 2012 11:01    Editieren oder löschen Sie diesen Beitrag!  <-- editieren / zitieren -->   Antwort mit Zitat in Fett Antwort mit kursivem Zitat    Unities abgeben: 1 Unity (wenig hilfreich, aber dennoch)2 Unities3 Unities4 Unities5 Unities6 Unities7 Unities8 Unities9 Unities10 Unities Nur für Doc Snyder 10 Unities + Antwort hilfreich

Moin Roland,

ganz versteh ich Deine Wunsch auch nicht, aber solltest Du die Sortierung der Projektnummern nicht garantieren können, hülfe (was ein Konjunktiv...) vielleicht statt "verweis" der "sverweis" weiter:

Hier mal ein kleines Beispiel:

=SVERWEIS($C9;Regenflächen;5;FALSCH)

Der Wert aus Spalte C wird in der ersten Spalte der Matrix (Bereich) "Regenflächen" gesucht, und als Ergebnis gibt es den Wert der 5. Spalte dieser Matrix.
Durch den Paramter "falsch" wird festegelegt, daß die Werte der ersten Spalte nicht sortiert sein müssen.

Joeycool

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Doc Snyder
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erstellt am: 03. Jul. 2012 20:52    Editieren oder löschen Sie diesen Beitrag!  <-- editieren / zitieren -->   Antwort mit Zitat in Fett Antwort mit kursivem Zitat    Unities abgeben: 1 Unity (wenig hilfreich, aber dennoch)2 Unities3 Unities4 Unities5 Unities6 Unities7 Unities8 Unities9 Unities10 Unities

Zitat:
Original erstellt von ThoMay:
In der Kollegenmappe immer ein Blatt als Letztes anhängen.
In diesem Blatt die Ergebnisse welche du als Zahlenwerte in deine Gesamttabelle haben willst.

Ja, Danke, das hilft! Ich musste dafür zwar gestern über 70 Tabellenblätter einzeln ändern  , aber nun wirkt es doch alles schon sehr viel vertrauenerweckender. Dieses Blatt mit den Summen in der Kollegenmappe bietet auch eine schöne Übersicht.

Ansonsten:
Outlook benutzen wir nicht mehr, nur noch Thunderbird. Diese eine Riesendatei in der Outlook ALLES  speichert, war eine nicht mehr tragbare Zumutung beim täglichen Backup.

------------------
Roland  
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erstellt am: 03. Jul. 2012 20:58    Editieren oder löschen Sie diesen Beitrag!  <-- editieren / zitieren -->   Antwort mit Zitat in Fett Antwort mit kursivem Zitat    Unities abgeben: 1 Unity (wenig hilfreich, aber dennoch)2 Unities3 Unities4 Unities5 Unities6 Unities7 Unities8 Unities9 Unities10 Unities

Zitat:
Original erstellt von runkelruebe:
...nicht garantieren, dass die Projektnummer(nspalte) a) sortiert ist und b) eine Nummer nicht mehrfach auftaucht.
Bingo, Du kennst mich gut! 

Inzwischen habe ich aber durch das Verlegen der Summen auf ein zusätzliches Blatt erreicht, dass in der Schlüsselkspalte dort jede Projektnummer nur noch 1x auftaucht.

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Roland  
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Zitat:
Original erstellt von joeycool:
...ganz versteh ich Deine Wunsch auch nicht,...
Doch, doch, total, denn
"sverweis" ist genau das, was ich meinte. Funktioniert jezt! 

------------------
Roland  
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ThoMay
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Hallo und einen guten Start in den Tag Dottore.

Du schreibst:

Zitat:
...Diese eine Riesendatei in der Outlook ALLES speichert...

Wenn du das bei Outlook zuläßt, kann das Programm nix dafür.

Es beginnt schon damit, das meist über ein IMAP Konto gearbeitet wird. => riesen Datei.
Wenn noch die Möglichkeit besteht POP3 Konto => Einzelne Posteingangsdateien bzw Kalender, Adressen,.....
Diese lokal pro Nutzer.... Löschen oder Archivieren der gelöschten Dateien.... Archivieren am Ende des Jahres,.....

Na, ganz nach jedem seine Bedürfnisse.

Weiter schreeibst du:

Zitat:
Welche Bücher resp. Kurse sind empfehlenswert?

Je nachem Buch1 oder Buch2

Kurse?  Keine Ahnung. Habe meist aus den Büchern gelernt

Zitat:
Welche Access-Foren sind empfehlenswert?

Als aller erstes natürlich Das hier oder das hier oder auch das hier  oder allgemein das hier.

Gruß
ThoMAy

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